Videokonferenz

Die Qualität Ihres Online-Auftritts beeinflusst immer stärker den Geschäftserfolg. Online-Präsentationen, Zoom-Meetings oder Videokonferenzen, müssen heute im Hinblick auf Vorbereitung, Gestaltung und Durchführung, höchstes Niveau erreichen. Professionelle PowerPoint-Präsentationen sind der Schlüssel für erfolgreiche Online-Meetings. Wir verraten Ihnen 6 Erfolgstipps für Ihre nächste Videokonferenz. 

Mit dem Ausbruch von Covid-19 wurden seit März 2020 die Geschäftsaktivitäten der Unternehmen global erheblich beeinträchtigt. Das Reiseverbot und die geschlossenen Hotels machten virtuelle Meetings schnell zu einer zwingenden Notwendigkeit. Obwohl viele Unternehmer zunächst eher widerwillig auf die neuen Kommunikationswege ausgewichen sind, haben sie schnell die zusätzlichen Möglichkeiten für sich entdeckt. Videokonferenzen haben sich in den vergangenen Monaten als echter Retter in der Not für viele Unternehmen erwiesen. In allen Industrieländern ist ein kultureller Wandel hin zu Videokonferenzen zu beobachten. Viele Firmen, vor allem im klein- und mittelständischen Bereich, die sich früher gegen die in ihren Augen unpersönlichen Videokonferenzen gesträubt hatten, haben den Nutzen mittlerweile klar erkannt. Nicht nur die großen Konzerne, sondern sogar Einzelunternehmer haben inzwischen technisch aufgerüstet und nutzen Online-Meetings für Meetings, Akquise und die Kundenkommunikation.  

Neue Kommunikationskanäle verlangen erweiterte Fertigkeiten 

Die schnelle Verbindung verschiedener Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten ist durch Videokonferenzen kein Problem mehr. Spontane Meetings sind nicht länger an die Bedingung geknüpft, dass alle Teilnehmer am gleichen Standort sind und ein Konferenzraum gerade frei ist. Die moderne Technologie überbrückt die alle Distanzen und spart Zeit, die sonst durch Reiseaktivitäten angefallen wäre.

Bei allen Vorteilen, bieten diese neuen Kommunikationswege auch einige Nachteile. Ein Online-Meeting unterscheidet sich im Hinblick auf Informationsvermittlung von einem Live-Meeting. Eine Online-PowerPoint-Präsentation verlangt abgewandelte Präsentationstechniken.   

Videokonferenzen verlangen nach speziellen Präsentationsfähigkeiten, denn ein entferntes Publikum ist ganz anders als ein Live-Publikum. Wenn Sie zum Beispiel die Teilnehmer Ihres nächsten Zoom-Meetings überzeugen wollen, müssen Sie Ihre Skills an dieses Medium so perfekt wie möglich anpassen. Vielleicht müssen Sie spontan eine Kurzpräsentation einbauen, und in dem Fall sollten Sie wissen, worauf Sie zu achten haben.  

Unsere 6 Tipps für professionelle Online-Präsentationen und Videokonferenzen 

Mit unseren Tipps wollen wir Sie dazu anregen, die Besonderheiten von Online-Präsentationen besser zu verstehen und sich zielgerichtet auf Ihren nächsten Online-Auftritt vorzubereiten.  

Tipp 1: Achten Sie bei Online-Präsentationen unbedingt auf Ihre Wortwahl  

Bei Online-Präsentationen haben Sie im Grunde nur Ihre PowerPoint-Folien und Ihre Stimme zur Verfügung, um Ihre Informationen an die Teilnehmer weiter zu geben. Wenn Sie schon ein geübter Redner von Live-Publikum sind, müssen Sie die veränderten Rahmenbedingungen bei Online-Events beachten. Ich charmantes Lächeln, Ihre Mimik und Gestik wird bei Online-Präsentationen überhaupt nicht oder nur sehr eingeschränkt zu sehen sein. All die hilfreichen Kommunikationsverstärker, mit denen Sie vielleicht in großen Veranstaltungsräumen mit Leinwänden punkten konnten, stehen Ihnen nicht zur Verfügung. Sie können in der Regel weder mit großen Gesten, noch mit Requisiten oder Flip-Chart-Skizzen Ihr Publikum faszinieren. Im Online-Bereich bleibt Ihnen aber die Kraft der Worte. Deshalb sollten Sie bei der Wortwahl sehr darauf achten, dass die Worte eine positive, verstärkende Wirkung für die Teilnehmer haben. Wählen Sie nach Möglichkeit keine komplizierten Schachtelsätze und Fachwörter. Selbst wenn Sie vor Experten sprechen, erleichtern klare, kraftvolle Wörter die Vermittlung Ihrer Botschaften.

  • Wählen Sie die Worte entsprechend dem Wissensstand des Publikums
  • Vermeiden Sie besser eine komplizierte Wortwahl und ausufernden Fach-Jargon
  • Je nach Präsentationsziel können Sie eine emotionale oder eine sachliche Sprache wählen
  • Benutzen Sie verständliche Metaphern 
  • Versuchen Sie mit Ihren Worten ein Bild im Kopf der Teilnehmer entstehen zu lassen 

Tipp 2: Nutzen Sie den Klang Ihrer Stimme als Verstärker Ihrer Botschaften 

Während bei einer Online-Präsentation Ihre Köpersprache und Mimik nicht erfasst werden kann, rückt Ihre Stimme stärker in den Vordergrund. Sie können mit dem richtigen Einsatz Ihrer Stimme die Aufmerksamkeit Ihres Publikums lenken. Denken Sie an den berühmten Schauspieler und Regisseur Orson Welles, der mit seinem Radio-Hörspiel „Krieg der Welten“ eine Invasion von Außerirdischen so packend geschildert hatte, dass viele Zuhörer tatsächlich glaubten, dass UFOs gelandet seien. Sie können mit Hilfe Ihrer Stimme Ihre Online-Teilnehmer faszinieren. Die richtige Balance zwischen Worten und Stimme kann zum Publikumsmagneten werden.  

  • Nutzen Sie Ihre Lautstärke als Aufmerksamkeits-Verstärker. Sprechen Sie leise, wenn Sie über ein heikles Thema erörtern, und sprechen Sie lauter, wenn Sie über eine entscheidende Botschaft sprechen. 
  • Achten Sie auf das Tempo Ihrer Stimme. Selbst wenn Sie schnell reden können, ohne sich zu verhaspeln, sollten Sie es besser nicht tun. Sprechen Sie klar und eher langsam, um Ihre Botschaft auch klar zu vermitteln. 
  • Machen Sie vor oder nach einer wichtigen Information eine kleine Pause, um Ihren Worten mehr Gewicht zu geben.  

Tipp 3: Nutzen Sie für Ihre PowerPoint-Folien spannende Bildmotive 

Unser Gehirn kann Bilder viel besser erfassen als Texte. Es braucht nur 13 Millisekunden, um ein komplettes Bild zu verarbeiten. Das führt Ihnen klar vor Augen, welche Bedeutung die Auswahl der Bilder für Ihre Online-Präsentation hat. Bilder sorgen nicht nur für einen guten Blickfang, sie helfen auch, komplexe Informationen durch erläuternde Bilder besser zu erfassen.. 

  • Suchen Sie starke Bildmotive, die die Aufmerksamkeit Ihres Publikums stärkt. 
  • Versuchen Sie originelle Bilder zu finden, die noch nicht so häufig in Präsentationen genutzt wurden (z.B. keine „Shaking Hands“, sondern „Ellenbogen-Gruß“).  
  • Welche Bildmotive passen zu Ihrem Thema und sind gleichzeitig spektakulär? 
  • Nutzen Sie Bilder um die Emotionen zu erzeugen, die Sie sich wünschen.  
  • Achten Sie auf den Urheberschutz 

Tipp 4: Eine sorgfältige Vorbereitung ist auch bei Online-Präsentationen und Videokonferenzen wichtig 

Genauso, wie Sie sich auf eine Präsentation vor einem großen Live-Publikum gut vorbereiten sollten, ist die sorgfältige Vorbereitung von Video-Konferenzen und Online-Präsentationen enorm wichtig.  

  • Suchen Sie eine gute Videokonferenz-Tools oder Software für eine reibungslose Zusammenarbeit. Schauen Sie sich z.B. „Zoom“, „GoToMeeting“, „FastViewer“, usw. genau an und entscheiden Sie, welche Lösung für Sie geeignet ist. 
  • Stellen Sie sicher, dass Ihre Internetverbindung stabil ist. 
  • Obwohl Sie das Meeting vielleicht von Zuhause abhalten, sollten Sie auf Ihre Kleidung achten. Ihre Hausklamotten mögen bequem sein, Sie sollten aber tragen, was Sie normalerweise im Kontakt mit Kunden oder Kollegen anziehen.   
  • Auch für ein Online-Meeting gelten Einladungsfristen und die Angabe einer Agenda. Ihre Teilnehmer sollten sich auf das Meeting richtig vorbereiten können.     
  • Achten Sie auf eine ruhige Atmosphäre ohne Störungen. Wählen Sie den Hintergrund sorgfältig aus oder nutzen Sie ein Hintergrundbild. Einige Videokonferenz-Tools bieten virtuelle Hintergrundbilder an. 

Tipp 5: Ihre Online-Präsentation sollte für die Teilnehmer unterhaltsam sein 

Das Streben nach Perfektion ist eine Anstrengung, die mehr oder weniger scheitern wird. Aber interessant zu sein ist etwas, das die meisten engagierten Menschen erreichen können. Es gibt sicher Bereiche, bei denen es um exakte Daten geht. Doch dafür können Sie sich vorbereiten und entsprechende Zahlen bereithalten. Aber die Mehrheit der Teilnehmer von Online-Präsentationen wollen, dass Sie Ihr Thema abwechslungsreich und interessant präsentieren.  

Tipp 6: Verbessern Sie Ihre Online-Präsentationen mit der Hilfe einer Präsentations-Agentur  

Wenn Sie schnell große Fortschritte bei der Verbesserung Ihrer Präsentationsfähigkeiten erreichen wollen, stehen Ihnen auf Wunsch Präsentations-Profis zur Seite, mit deren Hilfe Sie kurzfristig an Ihr Ziel kommen. Mit Präsentations-Trainings können Sie gezielt bestimmte Fähigkeiten verbessern und Ihre gesamte Außendarstellung auf ein ganz neues Niveau heben. Dafür reichen oft schon wenige Stunden.     

Fazit: 

Die aktuellen Herausforderungen im Zusammenhang mit Corona, haben den Einsatz von moderner Technik für Videokonferenzen in Unternehmen stark beschleunigt. Jetzt verfügen Unternehmen und Organisationen über viele Möglichkeiten, die Zusammenarbeit von Teams und die Kommunikation mit Kunden über praktisch jede räumliche Distanz zu sichern. Da immer mehr Unternehmen aus allen Branchen auf Videokonferenzen zurückgreifen, ist der professionelle Umgang mit der Technik heute von großer Wichtigkeit. Bereiten Sie sich darauf vor, indem Sie den Umgang mit diesen Medien lernen und Schwachpunkte zügig beseitigen. Wenn Sie in diesem Bereich schnell und erfolgreich vorankommen wollen, helfen Ihnen Profis in den Präsentationsagenturen.