Die Unternehmenspräsentation ist ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Außendarstellung. Sie muss alle wichtigen Informationen und Botschaften enthalten, die die Geschäftsführung oder Vertriebsleitung bei einem ersten Treffen mit potenziellen Kunden für den Erfolg braucht. Sie soll Fakten über die Expertise und Leistungsfähigkeit Ihrer Firma und Ihres Portfolios vermitteln. Und sie soll Vertrauen in eine zukünftige Zusammenarbeit aufbauen. Die Unternehmenspräsentation sollte deshalb Ihr Unternehmen authentisch wiederspiegeln. Wofür stehen Sie und was macht Ihr Unternehmen wirklich aus?
Es gibt keine zweite Chance für einen ersten Eindruck. Diese Aussage haben Sie schon ein paarmal in unserem Blog gelesen. Aber sie stimmt einfach. Ein wichtiger Neukunde informiert sich natürlich vorher im Internet über Sie und trifft eine erste Entscheidung, ob er Sie überhaupt kennenlernen möchte. Aber beim ersten persönlichen Treffen wird die Präsentation zum entscheidenden Verkaufsinstrument. Wenn Sie eine Unternehmenspräsentation erstellen, müssen Sie sich in Ihren Geschäftspartner hineinversetzen. Was möchte er erfahren, was ist wichtig für ihn? Die andere Frage ist, was möchten Sie über das Unternehmen, seine Produkte und Mitarbeiter erzählen, das Sie in einem guten Licht erscheinen lässt?
Die Erstellung Ihrer Unternehmenspräsentation – so individuell wie Ihr Unternehmen
Je nach Firma, Branche oder Firmenleitbild, ergibt sich eine sehr individuelle Gestaltung Ihrer Präsentation. Wie wollen Sie wahrgenommen werden? Was muss erwähnt werden? Was ist Ihre Corporate Identity? Wenn Sie ein traditionelles, konservatives Werteverständnis transportieren wollen, dann muss Ihre Unternehmenspräsentation bezüglich Foliengestaltung diese Werte wiederspiegeln (Farben, Seitenaufbau, Storytelling, etc.). Möchten Sie z. B. als innovatives Start-Up-Unternehmen auftreten, muss Ihr Auftritt entsprechend modern und innovativ gestaltet werden. Eine Standard-Präsentationsvorlage, die für alle Unternehmenspräsentationen verwendet werden kann, gibt es daher leider nicht. Wenn Sie wirklich professionell an das Thema herangehen wollen, müssen Sie Ihre Unternehmenspräsentation für jeden neuen Kunden einer Feinabstimmung unterziehen. Sie sollten eine maßgeschneiderte Firmenpräsentation vorlegen können, die optimal auf die Wünsche, Ziele und Bedürfnisse Ihres Kunden abgestimmt ist. Dazu müssen Sie im Vorfeld versuchen, so viel wie möglich über Ihren zukünftigen Geschäftspartner herauszubekommen.
Warum eine gute Vorab-Recherche für Ihre Unternehmenspräsentation enorm wichtig ist
Mit einer gründlichen Analyse Ihres Kunden, sammeln Sie wichtige Informationen, mit denen Sie während Ihrer Präsentation punkten können. Versuchen Sie so viel wie möglich über die aktuelle Situation der Firma herauszufinden, mit der Sie zukünftig gerne Geschäfte machen wollen. Ihr Kunde sucht einen Geschäftspartner, der ihm einen möglichst großen Nutzen bringt. Um den Kundennutzen in der Präsentation richtig herauszuarbeiten, müssen Sie wissen was er braucht und welchen Nutzen Sie ihm bieten können. Versuchen Sie herauszubekommen, welche Wünsche, Ziele und Sorgen Ihr Kunde hat. Was können Sie dem Geschäftsbericht entnehmen, was steht im Internet, wie berichtet die Presse über das Unternehmen? Gab es Engpässe, Schwierigkeiten, Verluste, die die Entscheidungen der Geschäftsleitung beeinflussen könnten? Oder wird ein starker Partner für die Expansion gesucht? Sie sollten für Ihre Unternehmenspräsentation wissen, was Ihr zukünftiger Geschäftspartner sucht und die konkreten Vorteile einer Zusammenarbeit mit Ihnen klar verständlich herausarbeiten.
Erstellen Sie einen Fragenkatalog für Ihre Unternehmenspräsentation
Wenn Sie Ihren zukünftigen Geschäftspartner durchleuchtet haben, erstellen Sie eine Liste von Fragen, die vor dem Erstellen Ihrer ersten Folie geklärt werden sollten. Ein paar Beispiele:
- Was sind die Ziele des Kunden?
- Was will er von Ihnen?
- Welche Informationen über Ihr Unternehmen hat er bereits?
- Welche Informationen über Ihr Unternehmen braucht er noch?
- Was können Sie ihm konkret bieten (Kundennutzen)?
- Warum sind Sie der beste Anbieter in Ihrem Bereich (USP)?
- Warum ist es von Vorteil mit Ihrem Unternehmen zu arbeiten?
- Was können Sie besser, als Ihre Wettbewerber?
- Welche Kernbotschaften wollen Sie vermitteln?
- Was ist Ihr konkretes Angebot?
Wenn Sie die Antworten zu diesen Fragen gesammelt haben, können Sie mit dem Erstellen Ihrer PowerPoint-Präsentation beginnen. Im zweiten Teil werden wir uns mit der konkreten Gestaltung einer guten Unternehmenspräsentation beschäftigen.
Ihre Zielgruppe hat wenig Zeit. Halten Sie Ihre Unternehmenspräsentation möglichst kurz.
Wenn Sie Ihr Unternehmen vorstellen, werden Sie vor Geschäftsführern, Abteilungsleitern oder anderen Entscheidern präsentieren. Diese Zielgruppe hat in der Regel einen engen Terminplan und dadurch wenig Zeit. Wenn Sie Ihre Präsentation in die Länge ziehen, werden Sie sich vermutlich nicht sehr beliebt machen. An die Unternehmenspräsentation werden sich in der Regel weitere Gespräche anschließen. Präsentieren Sie deshalb maximal 15-20 Minuten. Überlegen Sie sich genau, was Sie auf Ihren PowerPoint-Folien zeigen wollen. Wenn Sie jede Folie zwei Minuten zeigen wollen, kommen Sie damit auf etwa acht bis zehn Slides.
Fragen Sie Ihren Kunden zu Beginn, was ihn besonders interessiert
Bevor Sie mit Ihrer Präsentation beginnen, erkundigen Sie sich bei Ihren zukünftigen Geschäftspartnern, was sie besonders interessiert. Was ist schon über Ihr Unternehmen bekannt, wo herrschen vielleicht Unklarheiten? Fragen können auch nach der der Unternehmenspräsentation aufkommen. Sie sollten dafür zusätzliche Folien vorbereiten, die Sie nur bei entsprechendem Bedarf zeigen.
Sagen Sie Ihrem Publikum zu Beginn Ihrer Präsentation, was sie erwartet
Geben Sie Ihren Zuschauern gleich am Anfang Ihrer Unternehmenspräsentation einen kurzen Überblick, was sie in den nächsten 15-20 Minuten erwartet. Wecken Sie das Interesse an Ihrem Vortrag, indem Sie versprechen, dass das Publikum alles über das Thema „XY“ erfahren wird. Sie können auch eine provokante These aufstellen und versprechen, dass Sie die These während Ihrer Präsentation belegen werden (natürlich nur, wenn es zum Inhalt Ihres Referats passt). Versprechen Sie interessante Einblicke und neue Erkenntnisse. Kurz gesagt, sorgen Sie für Spannung und Aufmerksamkeit für Ihre Präsentation.
Ihre Unternehmenspräsentation braucht einen roten Faden
Es gibt keinen erfolgreichen Roman oder Film, der ohne Handlungsfaden auskommt. Das gilt auch für Ihre Unternehmenspräsentation. Ohne roten Faden hat Ihr Publikum Schwierigkeiten Ihnen zu folgen. Wenn Sie einfach wahllos Information in Ihre Präsentation „“stopfen“, werden Sie nur Verwirrung erzeugen. Bevor Sie mit Ihren Folien beginnen, müssen Sie sich klar machen, wie Sie Ihren Vortrag aufbauen wollen. Was soll vermittelt werden? Was ist die Geschichte, die Sie über Ihr Unternehmen erzählen wollen? Womit wollen Sie beginnen, was sind die Höhepunkte und mit welchen Botschaften wollen Sie Ihre Präsentation beenden? Je klarer Sie Ihr Präsentationsziele und Botschaften definieren, desto einfacher fällt es Ihnen, eine klare und logische Erzählstruktur für Ihr Publikum zu entwickeln.
Bauen Sie einen Cliffhanger in Ihre Unternehmenspräsentation ein
Was haben viele Fernsehserien oder Spielfilmreihen wie Krieg der Sterne mit Ihrer Präsentation zu tun? Einzelne Folgen enden oft mit einer packenden Szene, die den Zuschauer auf die Fortsetzung neugierig machen soll. Wie wird es mit der Geschichte weitergehen? Dieses Stilelement nennt man Cliffhanger, weil der Zuschauer in einer Art Schwebezustand der Neugier gehalten wird. Diese Technik können Sie sich für Ihre Präsentation auch zunutze machen. Neben überzeugenden Fakten, ist das Erzeugen von Emotionen ein wirksames Mittel um die Aufmerksamkeit der Zuschauer zu gewinnen. Bauen Sie also in Ihre nächste Firmenpräsentation einen Cliffhanger ein und halten Sie Ihr Publikum unter Spannung.
Es gibt verschiedene Arten von Cliffhangern, die Sie für Ihre Unternehmenspräsentation verwenden können. Eine Variante ist der Problem-Lösung-Cliffhanger. Beginnen Sie mit einer Problembeschreibung, die mit Ihrem Thema zu tun hat. Idealerweise ist es ein Problem, das auch Ihrem Publikum aus der eigenen Erfahrung bekannt ist. Dann versprechen Sie, dass Sie heute gleich eine Lösung für das beschriebene Problem vorstellen werden. Es geht aber noch einfacher: Sie können auch Sprechpausen als Mini-Cliffhanger verwenden. Mit kleinen Kunstpausen können Sie die Spannung während der Präsentation zusätzlich erhöhen. Sie können diese Technik verwenden, um die Wichtigkeit einer Aussage hervorzuheben und einen kleinen Spannungsbogen aufzubauen. Zum Beispiel: „Im vergangenen Quartal konnten wir unseren Umsatz nochmals erheblich steigern…..und zwar…um unglaubliche…..46 Prozent.“
Wenn Sie die Unternehmenspräsentation im Anschluss zusenden – achten Sie auf die Größe
Es kommt öfter vor, dass am Ende einer guten PowerPoint-Präsentation nach einer Kopie des Foliensatzes gefragt wird. Achten Sie daher vor dem Versenden auf die Dateigröße Ihres Foliensatzes. Wer eine PDF mit 40 MB in seinem Postfach findet, wird davon wenig begeistert sein. Sorgen Sie beim Versand der Slides für eine handliche Größe. Die Dateigröße sollte zwei bis drei MB nach Möglichkeit nicht überschreiten.
Interaktive Unternehmenspräsentationen kommen dem Bedarf des Publikums entgegen
In der Vergangenheit war es üblich, dass sich der Referent von der ersten bis zur letzten Folie chronologisch durch die Slides geklickt hat. Das war für den Referenten angenehm, denn seine Präsentation lief wie auf Schienen von Anfang bis zum Ende ohne dass plötzlich umdisponiert werden musste. Wenn Sie dagegen Ihre Unternehmenspräsentation mit Hyperlinks versehen, können Sie sich sehr elegant durch Ihren Foliensatz bewegen, ohne umständlich nach einzelnen Passagen zu suchen. Sie können auf Fragen reagieren und schnell zur passenden Folie navigieren, oder schnell Passagen überspringen, wenn Zeit oder Interesse beim Publikum fehlen. Dazu können Sie die Übersichtsfolie nutzen, um Hyperlinks auf Ihre einzelnen Themen der Unternehmenspräsentation zusetzen. Dadurch können Sie recht elegant auf einen bestimmten Bereich Ihres Foliensatzes springen, wenn ein bestimmter Aspekt nochmals angesprochen werden soll, oder ein Themenbereich Ihrem Auditorium besonders wichtig ist. Ihr Kunde kann auf diese Weise mitbestimmen, was er sehen möchte. Und Sie können sehr elegant durch Ihrer Unternehmenspräsentation manövrieren.
Keine Textwüsten – gestalten Sie Ihre Unternehmenspräsentation so attraktiv wie möglich
Wenn Sie Ihre Unternehmenspräsentation erstellen, müssen Sie darauf achten, dass nicht nur harte Fakten vermittelt werden. Ein Geschäftsführer oder Manager möchte die für ihn wichtigen Kennzahlen schnörkellos vermittelt bekommen. Aber Ihr zukünftiger Geschäftspartner ist auch nur ein Mensch und möchte deshalb auch emotional angesprochen werden. Er möchte beeindruckt, im Idealfall sogar begeistert werden. Überlegen Sie deshalb, womit Sie punkten könnten. Wenn Sie High-Tech-Produkte herstellen, könnten Sie einen gut gemachten kurzen Imagefilm oder eine Animation mit Ihrem Top-Seller zeigen. Oder Impressionen von Ihren hochwertigen Fertigungsanlagen. Vergessen Sie nicht das Thema „Storytelling“. Welche interessante Geschichte steckt in Ihrem Unternehmen? Was könnte Ihren Kunden vielleicht positiv beeinflussen?
Verabschieden Sie sich vom „betreuten Lesen“, bei dem der Referent mehr oder weniger vorliest, was auf den Folien steht. Allein mit Texten beeindrucken Sie Ihren Kunden nicht. Gestalten Sie Ihre PowerPoint-Folien mit Bildern oder Grafiken. Texte sollten pro Folie auf Stichwörter oder knappe Sätze beschränkt werden. Die Komposition aus Foliendesign, Struktur, Inhalten, Story und sehr guter Präsentation sind die wichtigen Zutaten für eine gelungene Unternehmenspräsentation. Auch hier nochmals der Rat, lieber im Vorfeld eine gute Präsentationsagentur einzubeziehen, als mit einem zweitklassigen Foliensatz zu einem potenziellen Kunden zu gehen.
Wiederholungen erleichtern das Abspeichern von Informationen
Es gibt Ereignisse, die sich sofort in Ihr Gedächtnis geradezu einbrennen, weil sie mit starken Emotionen verbunden sind. Der erste Kuss, die erste Fahrt im ersten eigenen Auto, der Tod eines geliebten Menschen – bestimmte Situationen bleiben über Jahrzehnte in lebendiger Erinnerung. Andere Dinge vergessen Sie schnell wieder, obwohl Sie eigentlich interessant für Sie wären. Ich habe das auch schon häufig erlebt. Ich stoße auf eine spannende Information und sage mir: Mensch, diese Informationen musst Du Dir unbedingt merken. Und ein paar Stunden später kann ich mir nur noch Bruchstücke davon in Erinnerung rufen. Das geht Ihrem Publikum bei Ihrer nächsten Unternehmenspräsentation nicht anders. Es wäre natürlich schön, wenn jede einzelne Folie und jeder Ihrer Sätze für immer in der Erinnerung Ihrer Zuschauer blieben. Aber seien wir realistisch: Ihr Auditorium wird sich nur die für sie allerwichtigsten Infos merken. Unsere Chance besteht darin, Ihnen zu zeigen, was wichtig ist, und ihnen dabei zu helfen, diese Informationen so bequem wie möglich zu erfassen.
Berücksichtigen Sie die Funktionsweise des Gehirns bei Ihrer Unternehmenspräsentation
Unsere Sinne verarbeiten in jeder Sekunde eine unglaubliche Menge an Informationen. Würden wir diese Menge im Gedächtnis abspeichern, könnten wir mit der Informationsflut vermutlich nicht umgehen. Deshalb filtert das Gehirn die meisten Informationen wieder heraus, ohne sie im Langzeitgedächtnis zu verankern. Alles was das Gehirn als unwichtig erachtet, wird entweder sofort, oder nach einigen Sekunden wieder gelöscht. Wenn Informationen aber mehrmals auftauchen, misst unser Gehirn dieser wiederholten Botschaft eine größere Bedeutung zu. Wenn etwas mehrmals auftaucht, hat es vielleicht eine größere Wichtigkeit. Wiederholungen gelangen sehr viel eher ins Langzeitgedächtnis, deshalb müssen Sie wichtige Infos so geschickt in Ihre Präsentation einbauen, dass sie mehrmals auftauchen, ohne zu nerven. Bedenken Sie auch, dass unser Gehirn in Bildern denkt. Wenn Sie eine Information in ein Bild einbilden, kann unser Gehirn dies besser verarbeiten. Wenn Sie zum Beispiel erläutern möchten, dass durch Ihren Produktionskreislauf in der Stunde eine bestimmt Menge Wasser geleitet wird, dann kleiden Sie diese Zahl in ein Bild, dass sich besser einprägt. Sagen Sie zum Beispiel „das entspricht rund 5.000 vollen Badewannen“. Dann entsteht ein Bild, das besser behalten wird.
Bereiten Sie Ihre Unternehmenspräsentation gehirngerecht vor.
Überlegen Sie sich genau, welche Fakten unbedingt im Gedächtnis des Publikums gespeichert werden sollen. Machen Sie eine Liste und konzentrieren Sie sich wirklich auf die allerwichtigsten Botschaften. In der Regel werden Sie 3-5 Kernbotschaften in Ihrer Präsentation unterbringen können. Im zweiten Schritt verankern Sie diese Botschaften an wichtigen Stellen der Unternehmenspräsentation. Sie können zum Beispiel bei der Einleitung die Themen ein erstes Mal erwähnen. Zum Schlussteil gehört auf jeden Fall eine kleine Zusammenfassung für die Zuschauer, die ebenfalls die Kernbotschaften erhalten sollten. Überlegen Sie, ob Sie für die einzelnen Informationen ein „griffiges“ Bild zur plastischen Erläutern finden. Wie vorhin bei unserem Badewannen-Beispiel. Natürlich dürfen Sie die Wiederholungen auch nicht übertreiben. Wenn Sie auf Ihr Publikum, wie auf einen lahmen Gaul einreden und Infos x-Mal wiederholen, wird es schnell langweilig.
Was möchten Sie unbedingt in Ihrer Unternehmenspräsentation mitteilen? Was muss ein Kunde, ein Lieferant ein Bürger über Ihr Unternehmen und Ihre Leistungen auf jeden Fall wissen? Was ist sozusagen der „Hit“ Ihrer Firma? Je klarer Sie diese Fragen beantworten, bevor Sie die erste Folie erstellt haben, desto besser können Sie Wiederholungen gezielt für Ihre Ziele einfügen und vielleicht den einen oder anderen „Ohrwurm“ in Ihr Publikum einpflanzen.
Unser Rat: Wenn Sie nicht wirklich erfahrene Präsentations-Experten im Unternehmen haben, sollten Sie bei der Erstellung Ihrer Unternehmenspräsentation auf einen guten Dienstleister zurückgreifen. Exzellente PowerPoint-Folien benötigen schon ein enormes Fachwissen. Und gerade bei der Kontaktanbahnung mit wichtigen Neukunden, sollten Sie kein Risiko in Form einer fehlerhaften oder langweiligen Darbietung eingehen.
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Dipl.-Wirtsch.-Informatiker Matthias Garten als der Experte für multimediales Präsentieren und professionelle PowerPoint-Präsentationen weiß um die Kunst der professionellen Foliengestaltung. Er ist Unternehmer, Speaker (TOP 100 Speaker), Trainer (TOP 100 Excellence Trainer), mehrfacher Buchautor, Präsentationscoach (Präsentationstraining), Mitglied der GSA und des Clubs 55, Organisator der Präsentationskonferenz, des Presentation-Bootcamps und Presentation Rocket Day. Neben PowerPoint- und Präsentationstrainings inspiriert und berät er Unternehmen, sich noch wirkungsvoller zu präsentieren und sich so von Mitbewerbern abzuheben. Er ist Geschäftsinhaber der Präsentations- und PowerPoint-Agentur smavicon Best Business Presentations und hat mit seinem Team seit 1993 über 10.000 professionelle PowerPoint-Präsentationen für über 150 Branchen erstellt.
