Die größten Zeitfresser bei Präsentationen umgehen

Zeitfresser, Wecker

Die Erstellung von hochwertigen PowerPoint-Präsentationen erfordert heute umfassendes Fachwissen und beträchtliche Zeitressourcen. Kenntnislücken können dabei durch höheren Zeitaufwand teilweise ausgeglichen werden. Gute Foliensätze brauchen nun einmal Zeit. Aber man kann sich die Arbeit auch leichter machen. Wir zeigen Ihnen die zeitintensivsten Arbeitsprozesse und wie Sie diese Zeitfresser entschärfen können.

PowerPoint ist wichtig, klar, aber ist es wirklich von so großer Bedeutung? Ja, das lässt sich auch durchaus nachweisen. Das Statistik-Portal „Statista“ hat 2018 ermitteln lassen, wie häufig PowerPoint zur Präsentationserstellung genutzt wird. Bei einer Umfrage in Deutschland zur Nutzungshäufigkeit von PowerPoint bei der Arbeit stellte sich heraus, dass 17,4% der Befragten täglich PowerPoint nutzen. Eine beeindruckende Zahl von 23,9% nutzt die Software mehrmals die Woche und 14,1% geben an, mindesten einmal pro Woche mit PowerPoint zu arbeiten. In den vergangen Jahren werden diese Zahlen Corona-bedingt, noch einmal nach oben gegangen sein. Die Verschiebung der Geschäftskontakte in den Online-Bereich, hat den Bedarf nach hochwertigen Präsentationen deutlich erhöht. Das lässt sehr gut erkennen, wie wichtig das Programm im Arbeitsalltag geworden ist. Ob für Schulungen, Vorträge, Vertrieb oder Messen, an PowerPoint führt meistens kein Weg vorbei. Entsprechend schnell kann die Planung, Vorbereitung und Erstellung zu einem Zeitfresser werden. 

 

ZEITFRESSER NR. 1 – wiederkehrende Arbeitsschritte


Verschieden Studien haben aufgezeigt, dass Selbständige und Angestellte sehr viel Zeit für Basisarbeiten an den PowerPoint-Folien aufgewendet werden muss. Rund 40% des Zeitaufwands wird für die Erledigung dieser wiederkehrenden Arbeitsschritte investiert:

  • Bildrecherche
  • Erstellung von Diagrammen, Tabellen und Grafiken
  • Foliengestaltung und Formatierung
  • Suche nach Master-Vorlagen
  • Design-Anpassungen bei älteren Foliensätzen
  • Überprüfung von Foliensätzen nach Aktualität

Häufig sind es nicht die anspruchsvollen Themen, wie Animationen, die zu einem Zeitfresser konvertieren. Es sind oft Routineaufgaben, die nicht in Fokus stehen, aber unbedingt erledigt werden müssen, um ein stimmiges Gesamtergebnis zu erreichen. Unspektakulär, aber dringend notwendig. Hinterher fragt niemand, wo das Bild gefunden wurde, das so perfekt zu Folie 7 passt. Dass ein Mitarbeiter für die Recherche vielleicht drei Stunden aufwenden musste, wird in der Regel nicht wahrgenommen. 

Es wäre also besonders sinnvoll, die besonders zeitintensiven Arbeitsaufgaben zukünftig smarter und zeitsparender zu lösen. Die wertvolle Arbeitszeit kann dann wieder für andere Aufgaben zur Verfügung stehen und steigert insgesamt die Produktivität im Unternehmen. 

Mit diesen Maßnahmen können Sie Ihre PowerPoint-Präsentation zukünftig schneller erstellen 


Wenn Sie Ihren nächsten Präsentationen effektiver fertigstellen wollen, sollten Sie folgende Tools und Maßnahmen in Ihre Planung einbeziehen: 

1.   Bildrecherche 

Passende Bilder zu finden kann mühselig sein und ein massiver Zeitfresser sein. Doch zu Glück gibt es eine ganze Reihe von guten kostenlosen und kostenpflichtigen Bilddatenbanken, die unzählige Bilder zu den verschiedensten Themen anbieten. Dabei sind immer die jeweiligen Bildrechte zu beachten. Wenn Sie beispielsweise bei Unsplash, Pexels, Slidelizard, Freerange, Creative Commons, shutterstock, istockphoto ,Pixabay, PikWizard, oder praesentare nicht fündig werden, finden sich im Internet auch Bildagenturen mit Datenbanken zu bestimmten Themen. 

Zur Bildersuche gibt es noch weitere Erleichterungen. Mit picturemaxx gibt es eine Software mit der man in sämtlichen daran angeschlossenen Bildagenturen und Archiven gleichzeitig Bilder suchen kann. Mit Schnittstellen zu großen und kleinen Bildanbietern können schnell passende Ergebnisse gefunden werden. Weitere Anbieter für das vernetzte Suchen sind zum Beispiel Fotofinder und Fotosearch. 

2.   Erstellen Sie Ihre individuelle Schnellzugriffleiste

Sie können sich die Arbeit mit PowerPoint erleichtern, indem Sie regelmäßig genutzte Befehle zu Ihrer Schnellzugriffleiste hinzufügen. Auf diese Weise können sie die Benutzeroberfläche individuelle nach Ihren Bedürfnissen gestalten. 

3.   Fertige PowerPoint-Vorlagen

Wenn Sie mit vorgefertigten Designs und Platzhaltern arbeiten können, haben Sie die Möglichkeit, Ihren Content nur noch einzufügen, um eine fertig Folie zu erhalten. Solche Präsentationen „von der Stange“ sind zwar nicht unbedingt die erste Wahl, wenn Sie exzellente PowerPoint-Präsentationen kreieren wollen. Aber manchmal kann man sich mit themenbezogenen Vorlagen doch aus eine schwierigen Lage retten, wenn der Zeitdruck einfach zu groß ist. 

4.   Arbeiten mit dem Folienmaster 

Wer öfters an PowerPoint-Folien arbeiten muss, merkt schnell was für ein Zeitfresser es ist, wenn man die immer gleichen Elemente auf jeder Folie wieder neu einfügen muss. Außerdem hat man sich ruckzuck um ein paar Millimeter verhauen, und schon stimmen die Abstände auf den einzelnen Folien nicht mehr überein.
Die Folien einer Präsentation sollten einheitlich aussehen. Dafür gibt es den PowerPoint Folienmaster. Hier legen Sie alle Voreinstellungen Ihres Foliensatzes fest. Änderungen wie zum Beispiel Schriftarten oder Farben, müssen nur einmal im Folienmaster vorgenommen werden und sind dann automatisch auf allen Folien übernommen.

Der PowerPoint Folienmaster ist eine individuell definierte Folienvorlage, mit welcher der Aufbau aller Folien festgelegt werden kann. Mit dem Master sorgen Sie für ein einheitliches Erscheinungsbild im Hintergrund Ihrer Präsentationsfolien. Alternativ können Sie einen Styleguide für alle Ihre Mitarbeiter und Kollegen zusammenstellen, der die Regeln genau vorgibt, die es zur Einhaltung des Corporate Designs bei der Foliengestaltung zu beachten gilt.

5.   Zusammenarbeit mit einer PowerPoint-Agentur

Wenn Sie mit Ihrer Präsentation wirklich Erfolg haben wollen, müssen Sie die richtigen Informationen auf die richtige Art an eine zuvor genau analysierte Zielgruppe weiter geben. Das verlangt ein hohes Maß an Fachwissen und Präsentationserfahrung. Man braucht mittlerweile echtes Expertenwissen um eine Präsentation zum Publikumserfolg zu machen. Deshalb treffen immer mehr Unternehmen die Entscheidung, dass sie ihre nächste PowerPoint Präsentation von Profis erstellen lassen.

Um unbefriedigende oder gar geschäftsschädigende Ergebnisse zu vermeiden, werden zunehmend Präsentationsagenturen von Firmen und Einzelunternehmern engagiert. Die Expertenteams der Agenturen sind auf exzellente Präsentationen spezialisiert und können auch bei anspruchsvollen Themen und Zielgruppen den Erfolg einer PowerPoint Präsentation gewährleisten.

PowerPoint-Agenturen liefern Ihnen wertvolle Unterstützung. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie Ihre bestehende Präsentation professionell veredeln wollen, oder ob Sie ein umfangreiches Komplett-Paket wünschen und Ihre ganze PowerPoint Präsentation erstellen lassen. Fachagenturen für Präsentationen bieten Ihnen eine große Bandbreite von effizienten Dienstleistungen für ihren Präsentationserfolg.
Wenn Sie sich eine PowerPoint Präsentation erstellen lassen, können Sie Ihre Mitarbeiter mit anderen wichtigen Aufgaben betrauen. Die Experten einer PowerPoint Agentur erarbeiten in kürzerer Zeit wesentlich bessere Ergebnisse.

Fazit:

Versuchen Sie bei der Gestaltung Ihrer PowerPoint-Präsentation so viele Arbeitsschritte wie möglich zu vereinfachen und nutzen Sie hilfreiche Tools, die Arbeitsprozesse verkürzen. So eliminieren Sie schon einige Zeitfresser. Wenn Sie eine Präsentationsagentur in Ihre Vorbereitungen einbeziehen, können Sie einzelne Arbeitsschritte oder den gesamten Arbeitsablauf an Experten abgeben, die in wesentlich kürzerer Zeit entscheidend bessere Ergebnisse erzielen. 

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