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Sie haben sich mit Ihrer Präsentation richtig Mühe gegeben, Sie sind alle Slides einzeln durchgegangen, haben sich Notizen gemacht und Ihren Vortrag sogar vor dem Spiegel geübt. Doch als Sie Ihren Vortag öffentlich gehalten haben, war die Reaktion des Publikums eher mäßig. Da tuscheln einige Personen miteinander, andere schauen auf die Uhr oder blättern gelangweilt in ihren Handouts. Die Wahrscheinlichkeit liegt nahe, dass Sie einen oder sogar mehrere Fehler gemacht haben. Ich möchte Ihnen in diesem Blogbeitrag die fünf häufigsten Stolperfallen aufzeigen, die Ihren Zuhörern schnell die Laune verderben, und darüber hinaus Lösungen anbieten.

Fehler 1: Sie langweilen Ihr Publikum schon mit der Überschrift

Das A und O bei erfolgreichen Präsentationen ist das Erschaffen und Aufrechterhalten von Spannung und Aufmerksamkeit. Wenn ich bei einem Vortrag eine positive Erwartungshaltung habe, ist meine Bereitschaft, mich auf den Referenten und sein Thema einzulassen natürlich größer, als wenn ich von vornherein den Verdacht habe, dass mich eine öde Folienschlacht erwartet. Den ersten Hinweis auf Form und Inhalt einer Präsentation gibt der Vortrags-Titel. Wenn schon die Überschrift einer Präsentation zum Gähnen verführt, lässt es Rückschlüsse darauf zu, was mich da wohl erwartet.

Aber das ist nun einmal der erste Eindruck, den ein Besucher Ihres Vortrages bekommt. Sie sollten schon bei der Themenüberschrift das Interesse Ihrer Zuhörer wecken, indem Sie Emotionen herstellen. Das gelingt Ihnen zum Beispiel, wenn Sie Betroffenheit erzeugen. Die Überschrift „Die wirtschaftliche Entwicklung der Bundesrepublik Deutschland im Jahre 2017 unter besonderer Berücksichtigung der Exportwirtschaft in Krisenregionen“ klingt sehr trocken und akademisch und wird vermutlich keine Emotionen beim Publikum hervorrufen. Bei dem Titel „Wirtschaft 2017 – Crashgefahr für Deutschland?“ wird sofort etwas angesprochen, das Gefühle auslösen kann: die Gefahr eines Crashs. Das betrifft uns alle, da möchte ich gleich wissen wie groß die Gefahr ist.

Ich bringe Ihnen ein weiteres Beispiel. Zu welchem Vortrag werden wohl mehr Zuhörer kommen: Zu „Neue archäologische Erkenntnisse aus der Analyse der Artefakte aus dem keltischen Gräberfund in Niederbrombach“, oder zu „Die Wahrheit über Asterix und Obelix – Die Welt der Gallier zwischen Kunst und Kriegsführung“? Im ersten Fall erwarte ich zwar durchaus hochwertige Inhalte, aber ich befürchte, dass die Präsentation staubtrocken gestaltet wird.  Bei der Anspielung auf Asterix und Obelix wird signalisiert, dass hier auf unterhaltsame Weise Wissen vermittelt wird. Selbst mit archäologischem Vorwissen würden sich vermutlich mehr Personen für diese Präsentation entscheiden, einfach weil dort sie einen höheren Unterhaltungswert erwarten. Also, selbst wenn Ihr Thema nicht sehr aufregend sein sollte, versuchen Sie trotzdem Emotionen zu erzeugen. Das spricht Ihr Publikum stärker an als die Aufzählung von Fakten.

Fehler 2: Sie erzählen keine Geschichte (Storytelling)

Moderne Präsentations-Software, wie PowerPoint oder Prezi, bietet eine Fülle von Möglichkeiten der Foliengestaltung. Nicht selten verlieren sich Referenten in technischen Effekten und Spielereien, ohne auf die Bedürfnisse des Publikums Rücksicht zu nehmen – ein fataler Fehler. Das erinnert ein wenig an technisch aufwändige Hollywood-Filme, die vor lauter „special effects“ die Handlung und die Schauspieler in den Hintergrund drängen. Diese Filme wirken dann irgendwie steril und außer dem Technik-Bombast bleibt beim Kinobesucher meistens nichts hängen. Aber auch ein 200-Millionen-Budget kann eine schlechte Story und blasse Darsteller nicht durch Computer-Effekte kompensieren. Das Publikum will eine gute Geschichte und Charaktere, mit denen sie sich identifizieren können.

Das ist bei einer guten Präsentation kein bisschen anders. Auch Ihr Publikum ist für eine gute Geschichte dankbar und wird Ihnen bereitwillig folgen, wenn Sie bei Ihrer Präsentation das „storytelling“ beherrschen. Egal wer Ihnen im Zuschauerraum gegenüber sitzt, alle wollen gerne unterhalten und emotional angesprochen werden. Eine professionelle Präsentation ist ein erstklassig gestalteter Foliensatz plus ein guter Geschichtenerzähler, der für die Emotionen und eine Rahmenhandlung sorgt. Sie sollten auch nicht darauf vertrauen, dass Ihre auf 40 Slides zusammengetragenen Fakten gemerkt werden. Damit ist Ihr Publikum überfordert. Eine mitreißende Geschichte bleibt dagegen sehr viel besser in Erinnerung. Wenn es Ihnen gelingt, eine gute Story zu erzählen und dabei wesentliche Fakten Ihrer PowerPoint-Präsentation einzubinden, haben Sie gute Chancen, eine bleibenden positiven Eindruck zu hinterlassen.

Fehler 3: Ihre Präsentation enthält weder Grafiken, Bilder noch Animationen

Das Gegenteil von überbordenden Effekten und technischen Spielereien ist das Verzichten von auflockernden Bildern oder Grafiken. Es gibt immer noch viele Foliensätze, die nur aus Text bestehen. Eine große Zumutung für Ihre Zuschauer. Text lässt sich sehr viel schwerer in unserem Gehirn abspeichern als zum Beispiel Bilder. Besonders fatal wird es für die Aufmerksamkeit Ihres Publikums, wenn es gleichzeitig Ihnen zuhören soll und den Text der Folien lesen muss. Das kann nicht funktionieren. Man wird sich auf entweder Sie oder Ihre Folien konzentrieren. Ihr Auditorium wird gestresst und verliert im schlimmsten Fall ganz das Interesse daran Ihrer Präsentation zu folgen. Bilder lassen sich sehr viel besser vom Gehirn verarbeiten und gleichzeitig kann der Zuschauer Ihren Erläuterungen folgen. Bilder lassen sich zudem optimal mit einer guten Story verbinden, da auch Bilder unser emotionales Empfinden ansprechen.

Fehler 4: Sie überfrachten die Folie mit Logos und Bildern

Bilder in der Präsentation bedeuten aber nicht, dass Sie nun alles mit Bildchen zukleistern. Vor allem die Unsitte, so viele Firmenlogos draufzupacken, wie nur irgendwie geht, ist weitverbreitet. Das verdirbt aber die Lesbarkeit der Folien, verwirrt und strengt Ihr Publikum unnötig an. Eine Folie sollte mit einem kurzen Blick seine Informationen preisgeben. Niemand möchte anfangen zu suchen, wo zwischen Logos, Slogans und Hintergrundbildern die Information zu finden ist.

Fehler 5: Sie bieten betreutes Lesen statt eines lebendigen Vortrags

Ein weitverbreiteter Fehler ist das laute Ablesen des Folientextes statt freier Rede. Das wirkt nicht nur sehr unbeholfen, es unterfordert Ihre Zuschauer, wenn Sie ihnen die Folien vorlesen. Das führt sehr schnell zu Langeweile und einem sehr negativen Urteil über den Referenten. Ich nenne so etwas gerne „betreutes Lesen“ und es ist der sicherste Weg Ihre Präsentation in den Sand zu setzen. Ihr Foliensatz sollte das, was Sie erzählen, unterstreichen und nicht mit Ihrem Vortrag identisch sein. Auch wenn es eine kleine Herausforderung ist, an der freien Rede führt leider kein Weg vorbei, wenn Sie vor Publikum erfolgreich auftreten wollen. Wenn Sie überzeugen wollen, müssen Sie Emotionen erzeugen. Das funktioniert nicht, wenn Sie einen Text ablesen.


Potrait_MG_WosilatDipl.-Wirtsch.-Informatiker Matthias Garten als der Experte für multimediales Präsentieren und professionelle PowerPoint-Präsentationen weiß um die Kunst der professionellen Foliengestaltung. Er ist Unternehmer, Speaker (TOP 100 Speaker), Trainer (TOP 100 Excellence Trainer), mehrfacher Buchautor, Präsentationscoach (Präsentationstraining), Mitglied der GSA und des Clubs 55, Organisator der Präsentationskonferenz, des Presentation-Bootcamps und Presentation Rocket Days. Neben PowerPoint- und Präsentationstrainings inspiriert und berät er Unternehmen, sich noch wirkungsvoller zu präsentieren und sich so von Mitbewerbern abzuheben. Er ist Geschäftsinhaber der Präsentations- und PowerPoint-Agentur smavicon Best Business Presentations und hat mit seinem Team seit 1993 über 15.000 professionelle PowerPoint-Präsentationen für über 150 Branchen erstellt.

PowerPoint 2016 – mehr Evolution als Revolution

Die Entwickler von PowerPoint sehen sich zunehmend dem starken Konkurrenzdruck von innovativen Firmen ausgesetzt. So gab und gibt es immer wieder neue Programme, die Teilfunktionen von PowerPoint besser können. Wenn Microsoft seine dominierende Position im Markt langfristig halten will, müssen einzelnen Funktionen stetig verbessert werden. 

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Gleichzeitig erwartet der Benutzer Kontinuität zu den Vorgängerversionen. Aus diesem Grund sind die Änderungen immer überschaubar: Es ist also eher eine Evolution als eine Revolution. Bei den Neuerungen zielt man vor allem auf eines: auf die Benutzerfreundlichkeit. Hier werden in einem ersten Teil neue Funktionen von PowerPoint 2016 vorgestellt:

Designer

Mit dem PowerPoint-Designer ist es innerhalb von Sekunden möglich, eine neue Folie mit einem passenden Bild zu erstellen. Beim Einfügen eines Bildelementes – zum Beispiel eines Fotos – wird automatisch der Bereich „Designer“ geöffnet, im Anschluss daran bietet sich eine Auswahl von Design-Vorschlägen, um das Bild besonders ansprechend in die Präsentation einzufügen.

Schätzungsweise 12.000 verschiedene Design-Formen sollen im Moment in PowerPoint 2016 zur Verfügung stehen, die nach einer automatischen Bildanalyse auf geeignete Folien-Vorschläge für das aktuelle Bild untersucht werden. So entstehen professionelle Folien in Rekordzeit.

PowerPoint 2016 neue Funktion Designer

Morph

Eine weitere Innovation in der Version PowerPoint 2016 ist die Funktion „Morph“. Damit lassen sich flüssige Animationen, Bewegungen und Übergänge in völlig neuer Qualität in die eigene Präsentation einbauen. Mittels Morph kann man sowohl Texte und Bilder, als auch einzelnen Wörter oder komplexe 3-D-Formen animieren. Der Button “Morph” ist unter dem Menü-Punkt „Übergänge“ zu finden.

Um den Morphing-Effekt einsetzen zu können, braucht es zwei Folien, die beide mindestens ein gemeinsames Objekt aufweisen. Der einfachste Weg dafür ist, eine vorhandene Folie zu verdoppeln und auf der zweiten Folie den Ort des gewünschten Objekts zu verändern. Schaltet man im Anschluss in den Bildschirmpräsentationsmodus, sieht man , wie das Objekt sich vom Ort A zum Ort B bewegt. Geht man noch einen Schritt weiter, kann man die Größe und die Form verändern. Damit lassen sich tolle Zooming-Effekte erstellen.

Neue Diagrammtypen

Für eine einprägsame und anschauliche Darstellung von Daten, Zahlen, Daten oder Hierarchien, sind Diagramme beinahe unerlässlich. Das wissen auch die Entwickler von PowerPoint 2016 und so gibt es sechs neue Diagrammtypen, die dem Benutzer dabei helfen sollen, Fakten für den Zuschauer optimal aufzubereiten. Über „Einfügen“ und „Diagramm“  lassen sich jetzt neu Kastengrafikdiagramm, Treemap-Diagramm, Sunburst-Diagramm, Histogramm sowie ein Wasserfalldiagramm finden.


Potrait_MG_WosilatDipl.-Wirtsch.-Informatiker Matthias Garten ist der Experte für multimediales Präsentieren und professionelle PowerPoint-Präsentationen. Er ist Unternehmer, Speaker (TOP 100 Speaker), Trainer (TOP 100 Excellence Trainer), mehrfacher Buchautor, Präsentationscoach (Präsentationstraining), Mitglied der GSA und des Clubs 55, Organisator der Präsentationskonferenz, des Presentation-Bootcamps und Presentation Rocket Days. Neben PowerPoint- und Präsentationstrainings inspiriert und berät er Unternehmen, sich noch wirkungsvoller zu präsentieren und sich so von Mitbewerbern abzuheben. Er ist Geschäftsinhaber der Präsentations- und PowerPoint-Agentur smavicon Best Business Presentations und hat mit seinem Team seit 1993 über 15.000 professionelle PowerPoint-Präsentationen für über 150 Branchen erstellt.

Das PowerPoint-Training der besonderen Art

Sicherlich arbeiten Sie häufig mit dem Programm PowerPoint. Wahrscheinlich sind Sie bereits routiniert im Anlegen neuer Folien, mit der Platzierung von Texten und Bildern. So weit, so gut – aber was das Programm wirklich leisten kann, lässt sich nur erahnen. Auch ich arbeite häufig mit PowerPoint (Unternehmenspräsentationen, Konzepte für Kunden) und habe mich − zumindest glaubte ich das – als fortgeschrittene Anwenderin eingestuft.

Vor Kurzem bot sich für mich die Möglichkeit, am eintägigen PowerPoint-Training “PowerPoint Excellence – PowerPoint Performance” teilzunehmen.

Von Tastenkürzel über grundsätzliche Dinge bis hin zur individuell angepassten SmartArt-Grafik

Nach einer kurzen Vorstellungsrunde stieg PowerPoint-Experte Matthias Garten direkt in die Materie ein, indem er uns Teilnehmer dazu aufforderte, eine neue Präsentation anzulegen und somit das Erlernte unmittelbar umzusetzen. Nach anfänglichen allgemeinen Erläuterungen und dem Zeigen der wichtigsten Tastenkürzel für PowerPoint gab Matthias Garten Hinweise zu grundsätzlichen Dingen wie der Schriftgestaltung oder Kontrasten. So erläuterte er beispielsweise, wie man mit einer von ihm entwickelten Formel die richtige Schriftgröße für die eigene Präsentation schnell und genau ermittelt. Im Anschluss daran ging es um das Thema SmartArt-Grafiken.

Obwohl mit SmartArts bekanntlich viel Zeit und Aufwand gespart werden kann, scheuen sich doch viele Menschen, von ihnen Gebrauch zu machen. Vor diesem Hintergrund verdeutlichte Matthias Garten uns Teilnehmern an praktischen Beispielen, wie man eine SmartArt-Grafik in wenigen Schritten den eigenen Bedürfnisse individuell anpassen kann.

Wow-Effekte mit Bildern erzeugen

Der zweite Teil stand ganz im Zeichen von Bildern. Mit großer Begeisterung setzten wir Teilnehmer die zuvor demonstrierten Effekte an den Bildern um: Highlights setzen, verschiedene Animationen, Bildausschnitte gekonnt in Szene setzen. Auch das Freistellen von einzelnen Bildelementen − für das es mehr als eine Methode gibt − übten wir fleißig an selbstgewählten Bildern.

Exklusive Gestaltungstipps für die eigene Präsentation

Im letzten Teil des PowerPoint-Trainings gab es die Möglichkeit, eigene mitgebrachte Präsentationen durch Präsentationsexperten Matthias Garten begutachten zu lassen und konkrete Hilfestellung und Gestaltungstipps zu erhalten. Dabei zeigte sich erneut sehr schnell die jahrelange und vielseitige Erfahrung Matthias Gartens in Sachen Präsentationen. So erhielten wir Teilnehmer am Ende des PowerPoint-Seminars 10 konkrete Tipps für eine erfolgreiche Präsentation.

Fazit

Das Seminar ist hervorragend geeignet für alle, die bereits mit PowerPoint gearbeitet haben oder häufig arbeiten; Vorkenntnisse müssen also in jedem Fall vorhanden sein. Ich habe durch das Seminar eine leise Ahnung bekommen, was das Programm PowerPoint leisten kann. Gerade durch die kontinuierliche Verbindung von Expertenwissen und der praktischen Umsetzung war das PowerPoint-Training für mich als Teilnehmerin nicht nur kurzweilig, sondern vieles ist mir auch nachhaltig in Erinnerung geblieben. Durch die geringe Teilnehmerzahl ist das Lernen sehr intensiv und Matthias Garten kann daher auf einzelne Wünsche und Fragen sehr gut eingehen.

Ich kann daher nur jedem, der tieferes Wissen und neue und innovative Gestaltungsideen für die eigene Präsentation möchte, zu diesem speziellen PowerPoint-Training raten.

Hier erhalten Sie mehr Informationen zu den einzelnen Stufen von PowerPoint Excellence.

Hier finden Sie mehr Informationen zu aktuellen Terminen.

PortraitFB_quadratisch22Franziska Böhm, Diplom-Kauffrau, ist bei smavicon als Akademie- und Marktingleiterin tätig.