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Zahlen und Statistiken sind unerlässlich, aber bitte an richtiger Stelle zur richtigen Zeit und ansprechend präsentiert

Präsentationen bestehen oft aus Zahlen, Daten, Fakten – wie bei BigData werden unheimlich viele Zahlen präsentiert.

Für die Zielgruppe der Zahlenmenschen (vgl. MotivChart aus der Präsentation-Booster-Methode) mag das passen, doch Wissenschaftler haben bei Otto-Normalverbraucher festgestellt:Schon fünf Minuten nach der Zahlenschlacht haben die meisten Zuschauer 95 Prozent aller Botschaften vergessen! Niemand möchte gerne mit Tabellen und Zahlen überfrachtet werden. Statistiken auf moderne Weise zu präsentieren bedeutet heute auch nicht mehr zwingend nur nackte Zahlen darzustellen.

Bei Infografiken steht die visuelle Wahrnehmung im Vordergrund. Das starre Zeigen von Daten wird selbst eingefleischte Statistik-Fans irgendwann an die Grenzen der eigenen Aufmerksamkeit bringen. Deshalb: Beschränken Sie sich auf so wenige Zahlen wie möglich, wenn Ihre Zielgruppe keine Insider sind.

Sind Zahlen und Statistiken zum Verständnis notwendig, dann erläutern Sie sie mit Vergleichen und Bildern. Vor allem die Darstellung von Trends lässt sich  durch eine kleine Animation oder ein Bild eindrucksvoller darstellen als durch eine Tabelle oder ein Diagramm (Beispiele dafür finden Sie hier). Geschichten und Bilder berühren uns emotional und verankern sich direkt im Unterbewusstsein. Das heißt: Auch wenn Ihre Zuhörer Ihren Argumenten nicht zustimmen wollen, verankern sich die Bilder als „Wahrheit“ in deren Unterbewusstsein.

Bei der Präsentation von Zahlen und Statistiken sollten Sie sich grundsätzlich auf die wichtigsten Kennzahlen der Ergebnisse konzentrieren. Detaillierte Analysen können allen Interessenten nach der Präsentation zur Verfügung gestellt werden. Sämtliche Daten können dann in Ruhe analysiert und vertieft werden.

Tipp 1: jede Zahl muss zum Verständnis in einem Kontext erscheinen

Nur wenn Ihr Publikum völlig erfasst, welche Bedeutung eine Zahl tatsächlich hat, kann sie als wichtiger Aspekt in Ihrer Präsentation zur Entfaltung kommen. Wenn den Zuhörern nicht klar ist, wie sie Ihre Daten einzuschätzen haben, können sie nichts damit anfangen. Wenn Sie erzählen, dass Sie täglich 1000 Besucher in Ihrem Webshop haben, können Ihre Zuhörer wenig damit anfangen, weil sie nicht wissen, ob das nun viel oder wenig ist. Wenn Sie aber erläutern, dass Ihre Mitbewerber weltweit zusammen nur 50 Besucher haben, wird die Zahl verständlich. Versuchen Sie große Zahlen erfassbar zu machen. Ein Bericht über das jährliche Produktionsvolumen einer Zementfabrik bleibt vermutlich für die meisten Zuhörer abstrakt. Wenn der Vortragende erklärt, dass pro Stunde 10 Eisenbahnwaggons an Zement produziert wird, entsteht bei Ihrem Publikum eine Vorstellung davon, wie groß diese Menge ist.

Tipp 2: Binden Sie den Zuhörer in Ihre Zahlenbeispiele ein.

Menschen interessieren sich besonders für Zahlen und Statistiken, wenn sie für sie selber relevant sind. Besonders interessant sind alle Daten, die etwas über die eigenen Einsparmöglichkeiten, Kosten, Gewinne, Risiken usw. aussagen. Sollten Sie einen Vortrag über die Finanzpolitik der EZB halten, wäre es also wichtig die riesigen Zahlen auf die Dimension der einzelnen Steuerzahler herunterzubrechen. Doch auch der gegengesetzte Weg bietet interessante Möglichkeiten, Fakten anschaulicher zu machen. Wenn Sie die aktuellen Schulden Deutschlands verständlicher machen wollen, können Sie einerseits Die Zahlen auf das einzelne Individuum herunterrechnen. Sie können die Zahl zum Verständnis aber auch größer machen und erläutern, dass zum Abbau der aktuellen Schulden alle Bürger 500 Jahre benötigen würden. Auch auf diese Weise erwecken Sie beim Publikum ein Gespür für die Relevanz Ihrer Daten.


Dipl.-Wirtsch.-Informatiker Matthias Garten ist der Experte für multimediales Präsentieren. Er ist Unternehmer, Speaker (TOP 100 Speaker), Trainer (TOP 100 Excellence Trainer), mehrfacher Buchautor, Präsentationscoach, Mitglied der GSA und des Clubs 55, Organisator der Präsentationskonferenz, des Presentation-Bootcamps und des Presentation Rocket Day. Neben PowerPoint- und Präsentationstrainings inspiriert und berät er Unternehmen, sich noch wirkungsvoller zu präsentieren und sich so von Mitbewerbern abzuheben. Er ist Geschäftsinhaber der Präsentations- und PowerPoint-Agentur smavicon Best Business Presentations und hat mit seinem Team seit 1993 über 15.000 Präsentationen für über 150 Branchen erstellt.

PowerPoint 2016 – mehr Evolution als Revolution

Die Entwickler von PowerPoint sehen sich zunehmend dem starken Konkurrenzdruck von innovativen Firmen ausgesetzt. So gab und gibt es immer wieder neue Programme, die Teilfunktionen von PowerPoint besser können. Wenn Microsoft seine dominierende Position im Markt langfristig halten will, müssen einzelnen Funktionen stetig verbessert werden. 

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Gleichzeitig erwartet der Benutzer Kontinuität zu den Vorgängerversionen. Aus diesem Grund sind die Änderungen immer überschaubar: Es ist also eher eine Evolution als eine Revolution. Bei den Neuerungen zielt man vor allem auf eines: auf die Benutzerfreundlichkeit. Hier werden in einem ersten Teil neue Funktionen von PowerPoint 2016 vorgestellt:

Designer

Mit dem PowerPoint-Designer ist es innerhalb von Sekunden möglich, eine neue Folie mit einem passenden Bild zu erstellen. Beim Einfügen eines Bildelementes – zum Beispiel eines Fotos – wird automatisch der Bereich „Designer“ geöffnet, im Anschluss daran bietet sich eine Auswahl von Design-Vorschlägen, um das Bild besonders ansprechend in die Präsentation einzufügen.

Schätzungsweise 12.000 verschiedene Design-Formen sollen im Moment in PowerPoint 2016 zur Verfügung stehen, die nach einer automatischen Bildanalyse auf geeignete Folien-Vorschläge für das aktuelle Bild untersucht werden. So entstehen professionelle Folien in Rekordzeit.

PowerPoint 2016 neue Funktion Designer

Morph

Eine weitere Innovation in der Version PowerPoint 2016 ist die Funktion „Morph“. Damit lassen sich flüssige Animationen, Bewegungen und Übergänge in völlig neuer Qualität in die eigene Präsentation einbauen. Mittels Morph kann man sowohl Texte und Bilder, als auch einzelnen Wörter oder komplexe 3-D-Formen animieren. Der Button “Morph” ist unter dem Menü-Punkt „Übergänge“ zu finden.

Um den Morphing-Effekt einsetzen zu können, braucht es zwei Folien, die beide mindestens ein gemeinsames Objekt aufweisen. Der einfachste Weg dafür ist, eine vorhandene Folie zu verdoppeln und auf der zweiten Folie den Ort des gewünschten Objekts zu verändern. Schaltet man im Anschluss in den Bildschirmpräsentationsmodus, sieht man , wie das Objekt sich vom Ort A zum Ort B bewegt. Geht man noch einen Schritt weiter, kann man die Größe und die Form verändern. Damit lassen sich tolle Zooming-Effekte erstellen.

Neue Diagrammtypen

Für eine einprägsame und anschauliche Darstellung von Daten, Zahlen, Daten oder Hierarchien, sind Diagramme beinahe unerlässlich. Das wissen auch die Entwickler von PowerPoint 2016 und so gibt es sechs neue Diagrammtypen, die dem Benutzer dabei helfen sollen, Fakten für den Zuschauer optimal aufzubereiten. Über „Einfügen“ und „Diagramm“  lassen sich jetzt neu Kastengrafikdiagramm, Treemap-Diagramm, Sunburst-Diagramm, Histogramm sowie ein Wasserfalldiagramm finden.


Potrait_MG_WosilatDipl.-Wirtsch.-Informatiker Matthias Garten ist der Experte für multimediales Präsentieren und professionelle PowerPoint-Präsentationen. Er ist Unternehmer, Speaker (TOP 100 Speaker), Trainer (TOP 100 Excellence Trainer), mehrfacher Buchautor, Präsentationscoach (Präsentationstraining), Mitglied der GSA und des Clubs 55, Organisator der Präsentationskonferenz, des Presentation-Bootcamps und Presentation Rocket Days. Neben PowerPoint- und Präsentationstrainings inspiriert und berät er Unternehmen, sich noch wirkungsvoller zu präsentieren und sich so von Mitbewerbern abzuheben. Er ist Geschäftsinhaber der Präsentations- und PowerPoint-Agentur smavicon Best Business Presentations und hat mit seinem Team seit 1993 über 15.000 professionelle PowerPoint-Präsentationen für über 150 Branchen erstellt.