PowerPoint-Präsentationen – 10 Top-Tipps für die richtige Vorbereitung

PowerPoint-Präsentationen – 10 Top-Tipps für die richtige Vorbereitung

Wenn Sie mit Ihrer Präsentation erfolgreich sein wollen, müssen Sie sich sehr sorgfältig vorbereiten. Die meisten Referenten nehmen die Bedeutung einer guten Vorbereitung nicht ernst genug. Wer damit schon schlecht startet, hat fast keine Chance mehr, eine gute Präsentation zu halten. Wir geben Ihnen die 10 besten Tipps für eine professionelle Vorbereitung.

Wenn ich eine gute Präsentation erlebe, dann weiß ich genau, wieviel Arbeit der Referent investiert hat. Top-Referenten können zwar mit viel Erfahrung aufwarten, aber auch sie müssen viel Energie in die Vorbereitung eines Vortrages stecken. Die richtigen Inhalte, das Timing, die passende Wortwahl, Übergänge, usw. müssen sehr genau vorgeplant werden, damit das Endergebnis überzeugt. Was scheinbar mit spielerischer Gelassenheit vorgetragen wird, muss mit harter Arbeit geplant und geprobt werden. Ich merke auch sehr schnell, wenn sich ein Referent mit der Vorbereitung keine Mühe gegeben hat. Er wirkt unsicher; seine Präsentation ist holprig, teilweise unlogisch und hat keine Dramaturgie. Mit einer guten Vorbereitung kann das Publikum überzeugt werden. Eine schlechte Vorbereitung führt zu einem schlechten Ergebnis.

Schlechte Präsentations-Vorbereitungen sparen keine Zeit, sie führen zur Zeitvergeudung

Wir alle kennen den enormen Zeitdruck, der in der modernen Arbeitswelt entsteht. Vom Pförtner bis zur Geschäftsleitung nehmen die täglichen Anforderungen immer weiter zu. Dann kommt eines Tages auch noch ein Präsentationstermin dazu. Im Idealfall wird eine professionelle Präsentationsagentur mit der Vorbereitung beauftragt, die nach dem richtigen Briefing eine professionelle Präsentation erstellt. Bei sehr guten Agenturen erhält der Referent zusätzlich ein vorbereitendes Training, damit er die Folien überzeugend vortragen kann. Oft hat aber irgendein Mitarbeiter den „schwarzen Peter“ und muss ran, zusätzlich zu seinen vielen anderen Themen. Also wird er die zusätzliche Aufgabe irgendwie noch in seinen vollen Terminplan quetschen und versuchen, mit möglichst geringem Zeitaufwand zum Ziel zu kommen. Doch damit hat er fast schon automatisch verloren. Eine gute Präsentation zu erstellen und zu moderieren kostet leider viel Zeit. Wer versucht, schnell zu einem Ergebnis zu kommen, kann sich die Mühe sparen. Es ist verschwendete Zeit. Das Publikum wird von einer schlechten oder mittelmäßigen Präsentation nicht überzeugt. Mein persönlicher Tipp wäre an dieser Stelle, die Präsentation auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben, um mehr Zeit zur Gestaltung zu bekommen, oder besser ganz absagen.

Wenn Sie eine gute Präsentation wollen, brauchen Sie viel Zeit oder professionelle Hilfe

Kein Laie käme auf die Idee, nach kurzer Vorbereitung als Tänzer oder Musiker bei einer öffentlichen Veranstaltung aufzutreten. Besonders, wenn Melodie bzw. Choreographie auch noch selbst erarbeitet werden müssten. Es ist klar, dass man dazu viel Übung und professionelle Unterstützung braucht. Auch eine gelungene Präsentation braucht eine umfangreiche Vorbereitung, sonst wird das Ergebnis enttäuschen. Wenn Sie mit Ihrer Präsentation Erfolg haben wollen, konsultieren Sie besser eine Präsentations-Agentur. Sie erhalten dadurch in kurzer Zeit Ergebnisse, die weit über dem liegen, was der durchschnittliche Mitarbeiter einer Marketing-Abteilung mit viel Arbeit erreichen kann. Sollten Sie die Präsentation mit eigenen Mitteln bewerkstelligen wollen, dann schaffen Sie sich die nötigen großen Zeiträume, um sich professionell vorzubereiten.

Welche Vorteile es hat die Präsentation von einer Agentur erstellen zu lassen zeigen wir Ihnen in unserem Blogartikel Präsentationen von Agentur und Präsentations-Experten erstellen lassen: der Vorteil bei Zeit und Qualität wiegt die Kosten auf

Das müssen Sie bei der Vorbereitung einer Präsentation beachten

Hier kommen zehn Tipps, wie Sie die Vorbereitung Ihrer Präsentation in Angriff nehmen können.

Tipp 1. Beginnen Sie nie mit den Folien, sondern machen Sie sich zuerst Ihr Ziel klar

Die meisten erfolgreichen Schriftsteller beginnen einen Roman nicht damit, dass sie wild darauf losschreiben. Bei Präsentationen ist es ähnlich. Steve Jobs, ein echtes Präsentations-Genie, hat zuerst mit Papier und Stift skizziert, was er erreichen wollte. Bevor auch nur eine Folie beschrieben wurde, hatte er eine Art Storyboard entwickelt und den Ablaufplan festgelegt. Am Anfang steht eine Idee oder eine Aufgabe. Daraus sollten Sie eine Idee entwickeln, was Sie mit Ihrer Präsentation überhaupt erreichen wollen.

Tipp 2. Überlegen Sie, welche Kernbotschaften Sie vermitteln wollen

Wenn Ihnen nicht bewusst ist, welches die wichtigen Botschaften Ihrer Präsentation sind, dann haben Sie kaum eine Chance Ihre Ziele zu erreichen. Machen Sie sich klar, welche Hauptinformationen Sie an das Publikum geben wollen. Was sollen Ihre Zuschauer erfahren? Was sollen Sie klarer/anders sehen durch Ihre Präsentation? Welchen Nutzen biete ich mit meinen Informationen?

Tipp 3. Recherchieren Sie über Ihre Zielgruppe   

Es macht einen großen Unterschied, ob Sie eine Präsentation vor Fachpublikum oder vor Menschen mit geringen Kenntnissen über Ihr Thema halten. Welches Bildungsniveau haben Ihre Zuschauer? Was wissen Sie bereits?

Tipp 4. Erarbeiten Sie einen Ablaufplan

Versuchen Sie den Ablauf Ihrer Präsentation genau zu gliedern. Die Gliederung kann zum Beispiel folgende Punkte enthalten: Begrüßung, kurze Erklärung was in den nächsten 20 Minuten passiert, Einführung ins Thema, Hauptteil, Abschluss mit „call-to-action“, Fragerunde, Verabschiedung.

Tipp 5. Werden Sie sich bewusst, wie Sie die Aufmerksamkeit des Publikums gewinnen

Wie bei einem erfolgreichen Hollywoodfilm sollten Sie sich klar machen, wie Sie Ihr Publikum fesseln und die Aufmerksamkeit über die gesamte Zeit gewinnen. Vielleicht machen Sie zu Beginn der Präsentation eine Ankündigung, dass Ihre Zuschauer in den nächsten Minuten etwas sehr wichtiges lernen. Oder möglicherweise stellen Sie eine provokante These auf, die Sie im Lauf der Präsentation beweisen wollen. Wichtig ist auf jeden Fall die Neugierde des Publikums zu wecken. Wenn ich wissen will, wie es weiter geht, höre ich viel eher zu. 

Tipp 6. Setzen Sie moderne Foliengestaltung ein

Die Art Folien zu Gestalten und zu verwenden, verändert sich praktisch jedes Jahr. Das hat nicht nur mit Modeerscheinungen zu tun, sondern mit den Veränderungen in der Aufbereitung und Verarbeitung von Informationen. Überladene Slides mit Textwüsten und zig Grafiken, sind heute nicht mehr gefragt. Bildersprache, wenig Text und insgesamt wenige Folien sind heute zeitgemäß. Das bedeutet aber leider nicht, dass es weniger Arbeit macht. Die Folien müssen sehr viel besser geplant werden, wenn auf wenigen Slides die Kernaussagen übermittelt werden sollen.

Tipp 7. Welche Hilfsmittel können Sie verwenden?

Gibt es vielleicht Anschauungsmaterial, das Ihnen bei der Präsentation helfen könnte? Manchmal können Modelle nützlich sein, um einen Gegenstand wie ein Gebäude oder einen PKW anschaulicher zu beschreiben. Manchmal ist es auch notwendig abstrakte Zahlen begreifbar zu machen. Wie könnte man z.B. die Entfernung der Erde zu Sonne auf der Bühne optisch darstellen? Kann ein Zaubertrick eingebaut werden? Könnten Musikstücke oder Filmsequenzen für Sie hilfreich sein?  

Tipp 8. Bereiten Sie sich auf kritische Fragen vor

Wenn Sie Fragen vom Publikum zulassen, sollten Sie sich auch auf kritische Fragen vorbereiten. Es wäre schade, wenn Sie die Präsentation mit Bravour gemeistert hätten, aber dann doch scheitern, weil Sie auf die Frage eines Zuschauers falsch reagieren. 

Tipp 9. Die Technik muss funktionieren

Wenn Rechner, Beamer oder Mikrofon streiken, ist das für das Publikum sehr ärgerlich. Selbst wenn Sie nicht die alleinige Schuld trifft, weil Sie in einer fremden Location auftreten, wird man den unprofessionellen Ablauf Ihnen anlasten. Schnell kann so eine gute Präsentation einen schlechten Nachgeschmack bei Publikum hinterlassen. Prüfen Sie deshalb sehr genau das technische Equipment. 

Tipp 10. Üben, üben, üben

Zur Vorbereitung gehört auch das intensive Üben des gesamten Ablaufs. Hier werden besonders viele Fehler gemacht. Oft verlässt sich der Referent darauf, dass schon alles glatt geht. Die Präsentation wird nur einmal geübt, manchmal überhaupt nicht. Doch selbst Profis machen viele Probedurchgänge, bis sie die gesamte Präsentation mit allen Abläufen fast im Schlaf beherrschen. Nutzen Sie Kollegen, zur Not auch Freunde und Verwandte als Testpublikum. Das fühlt sich zunächst ungewohnt und auch etwas unangenehm an. Aber noch viel unangenehmer wird es, wenn Sie vor einem fremden Auditorium den Faden verlieren.   

Eine gute Präsentation ist ein sehr komplexer Ablauf, der unbedingt Zeit und akribische Planung braucht. Auch wenn Sie viel um die Ohren haben, sollten Sie dennoch die nötige Arbeit in die Vorbereitung investieren.

Welche Fehler es für eine erfolgreiche Präsentation zu vermeiden gilt, erfahren Sie in unserem Blogbeitrag Diese 12 Fehler ruinieren jede Präsentation.

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Referent und PowerPoint Trainer Matthias GartenDipl.-Wirtsch.-Informatiker Matthias Garten als der Experte für multimediales Präsentieren und professionelle PowerPoint-Präsentationen weiß um die Kunst der professionellen Foliengestaltung. Er ist Unternehmer, Speaker (TOP 100 Speaker), Trainer (TOP 100 Excellence Trainer), mehrfacher Buchautor, Präsentationscoach (Präsentationstraining), Mitglied der GSA und des Clubs 55, Organisator der Präsentationskonferenz, des Presentation-Bootcamps und Presentation Rocket Day. Neben PowerPoint- und Präsentationstrainings inspiriert und berät er Unternehmen, sich noch wirkungsvoller zu präsentieren und sich so von Mitbewerbern abzuheben. Er ist Geschäftsinhaber der Präsentations- und PowerPoint-Agentur smavicon Best Business Presentations und hat mit seinem Team seit 1993 über 10.000 professionelle PowerPoint-Präsentationen für über 150 Branchen erstellt.