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Portrait von Trainer Matthias Garten - Experte für Präsentationen und PowerPointDipl.-Wirtsch.-Informatiker Matthias Garten als der Experte für multimediales Präsentieren und professionelle PowerPoint-Präsentationen weiß um die Kunst der professionellen Foliengestaltung. Er ist Unternehmer, Speaker (TOP 100 Speaker), Trainer (TOP 100 Excellence Trainer), mehrfacher Buchautor, Präsentationscoach (Präsentationstraining), Mitglied der GSA und des Clubs 55, Organisator der Präsentationskonferenz, des Presentation-Bootcamps und Presentation Rocket Day. Neben PowerPoint- und Präsentationstrainings inspiriert und berät er Unternehmen, sich noch wirkungsvoller zu präsentieren und sich so von Mitbewerbern abzuheben. Er ist Geschäftsinhaber der Präsentations- und PowerPoint-Agentur smavicon Best Business Presentations und hat mit seinem Team seit 1993 über 10.000 professionelle PowerPoint-Präsentationen für über 150 Branchen erstellt.

Ihre Präsentation soll den bestmöglichen Erfolg erzielen. Sie sind gut vorbereitet und haben viel Energie in perfekte PowerPoint-Folien gesteckt. Möglicherweise haben Sie sogar professionelle Unterstützung in Anspruch genommen und eine Präsentationsagentur mit dem Erstellen der Präsentation beauftragt. Aber während Sie vor Ihrem Publikum stehen, geht plötzlich etwas schief. Auf die Störung sollten Sie schnell und professionell reagieren. In unserem zweiten Teil geht es um weitere Störfaktoren und wie Sie damit umgehen können.   

Wenn Sie eine Präsentation halten, wollen Sie natürlich das bestmögliche Ergebnis für Ihr Publikum erzielen. Da ist es umso ärgerlicher, wenn trotz guter Vorbereitung  Störungen den Ablauf des Vortrags und die Wirkung Ihrer Botschaften stören. Doch wie reagieren Sie angemessen auf Pannen und Unterbrechungen? Heute stehen Störungen aus dem Publikum und der Referent selbst im Fokus unserer Tipps. 

Wie gehe ich bei einer Präsentation mit Störungen aus dem Publikum um?

Wie gehen Sie richtig mit Unruhe um? Störungen durch andere Teilnehmer oder Publikum können die verschiedensten Ursachen haben. Personen kommen zu spät und suchen ihren Platz während Sie schon präsentieren. Irgendwo klingeln Handys oder es wird mit dem Nachbarn getuschelt. Vielleicht melden sich Teilnehmer mit einer Zwischenfrage oder es kommt sogar zu spontanen Zwischenrufen, wenn Sie in Ihrer Präsentation ein „heißes Eisen“ anfassen. Auch hier gilt grundsätzlich Ruhe bewahren. Wenn erkennbar Teile des Publikums noch nicht eingetroffen sind, oder wenn ein Veranstaltungsteilnehmer mit dem ein Grußwort oder eine kurze Einführung vereinbart wurde noch nicht da ist, müssen Sie eine klare Entscheidung fällen.

Vermeiden Sie Aussagen wie „eigentlich wollten wir ja jetzt anfangen“ oder „eigentlich sollte Professor Meier jetzt etwas sagen“. Entscheiden Sie ob pünktlich begonnen wird, oder ob sie noch einige Minuten warten wollen. Teilen Sie Ihre Entscheidung den Zuschauern mit, damit sie sich darauf einstellen können: „Es sind noch nicht alle Teilnehmer angekommen. Wir warten noch zehn Minuten, dann beginne ich mit der Präsentation.“, oder „Professor Meier wollte Sie heute Abend begrüßen. Da er sich verspätet, beginne ich nun mit meinem Vortrag. Er wird nachher zu Ihnen sprechen.“ Damit bleiben Sie in den Augen der Zuschauer der Handelnde und werden nicht zum Opfer der Umstände. Bitten Sie darum alle Handys stumm zu schalten oder auszumachen, da das Klingeln die anderen Teilnehmer und auch Sie stört. Sollte sich unter dem Publikum allgemeines Gemurmel breit machen, ist das natürlich kein gutes Zeichen. Dann liegt der Verdacht nahe, dass Ihre Präsentation entweder unverständlich oder langweilig ist. Aber eventuell können sie noch gegensteuern, wenn Sie den Grund für das Geraune erfahren. Fassen Sie Mut und fragen Sie Ihr Auditorium, ob Ihre Erläuterungen verständlich sind, oder ob es Fragen gibt. Mit etwas Glück erhalten Sie ein konstruktives Feedback und können Ihre Präsentation etwas anpassen.

Wann sollen Zwischenfragen bei einer Präsentation zugelassen werden?

Zwischenfragen aus dem Publikum legen nahe, dass Ihre Präsentation auf Interesse stößt. Meistens handelt es sich dabei um weiterführende Fragen, Verständnisfragen oder ergänzende Anmerkungen. Wenn Sie sich nicht so leicht aus dem Konzept bringen lassen, können Sie Fragen gleich während der Präsentation beantworten. Es ist aber auch völlig legitim, eine Fragerunde erst nach Ende der Präsentation zuzulassen. Teilen Sie in dem Fall Ihrem Publikum mit, dass Sie alle Fragen nach dem Vortrag beantworten werden. Es gibt Situationen, in denen Sie mit Zwischenrufen rechnen müssen. Stellen Sie sich vor, Sie müssten den Umbau eines Unternehmens mit deutlichem Stellenabbau erläutern. Dann kann es schnell zu emotionalen Ausbrüchen im Publikum kommen. Versuchen Sie zunächst die Zwischenrufe zu ignorieren. Gibt es einen oder mehrere Zwischenrufer, die nicht aufhören zu stören, sprechen Sie sie ruhig an und bitten Sie darum, ihr Anliegen für alle Anwesenden noch einmal verständlich zu formulieren. Zeigen Sie Verständnis, machen Sie aber auch klar, dass Sie jetzt nichts an der Situation ändern können und der Rest der Zuschauer das Recht hat, die Präsentation bis zum Schluss anzuhören. In den allermeisten Fällen beruhigen sich die Gemüter dann wieder. Sollte ein Zwischenrufer trotzdem weiter machen, fragen Sie was er davon hat, die Veranstaltung zu sabotieren und bitten Sie ihn zu gehen wenn er nicht aufhört.


Portrait von Trainer Matthias Garten - Experte für Präsentationen und PowerPointDipl.-Wirtsch.-Informatiker Matthias Garten als der Experte für multimediales Präsentieren und professionelle PowerPoint-Präsentationen weiß um die Kunst der professionellen Foliengestaltung. Er ist Unternehmer, Speaker (TOP 100 Speaker), Trainer (TOP 100 Excellence Trainer), mehrfacher Buchautor, Präsentationscoach (Präsentationstraining), Mitglied der GSA und des Clubs 55, Organisator der Präsentationskonferenz, des Presentation-Bootcamps und Presentation Rocket Day. Neben PowerPoint- und Präsentationstrainings inspiriert und berät er Unternehmen, sich noch wirkungsvoller zu präsentieren und sich so von Mitbewerbern abzuheben. Er ist Geschäftsinhaber der Präsentations- und PowerPoint-Agentur smavicon Best Business Presentations und hat mit seinem Team seit 1993 über 15.000 professionelle PowerPoint-Präsentationen für über 150 Branchen erstellt.

Präsentationen sollen abwechslungsreich und spannend sein. Trotzdem müssen Sie wichtige Botschaften während Ihres Vortrages wiederholen, damit Sie sicher sein können, dass entscheidende Fakten nicht überhört werden. Das hängt mit der Informationsaufnahme unseres Gehirns zusammen. Es sucht stets nach erkennbaren Strukturen, um Inhalte besser erfassen und langfristig speichern zu können.

Das Ziel aller Präsentationen ist die erfolgreiche Vermittlung von Informationen. Wenn Sie eine Präsentation erstellen, müssen Sie sich von Anfang an klar machen, wie Sie Ihre Botschaften an Ihre Zuschauer vermitteln wollen. Egal wie professionell Sie dabei auch vorgehen sollten, es ist von Anfang an klar, dass sich das Publikum nicht jedes Wort merken wird. Wollen wir, dass von unserer Präsentation möglichst viel „hängen bleibt“, müssen wir mit Tricks arbeiten, um das Gehirn unserer Zuschauer zum Merken von Infos zu bewegen. Dabei besteht eine Möglichkeit darin, Informationen mehrmals zu wiederholen, um dem Publikum die Aufnahme zu erleichtern. Leider lernt unser Gehirn in der Regel durch Wiederholung. Nur selten wird eine Information sofort im Langzeitgedächtnis abgespeichert. Deshalb sind Wiederholungen wichtig, um dem Gehirn die Informationsaufnahme zu erleichtern.

Das menschliche Gehirn ist auf Höchstleistung ausgelegt. Mit unseren Sinnen können wir Unmengen von Informationen aufnehmen, ohne dass uns die Datenmenge bewusst wird. In jeder Sekunde  verarbeitet der bewusste Teil des Gehirns an die 2.000 Bits an Informationen. Der unterbewusste Teil verarbeitet aber in derselben Zeit rund 400 Milliarden Bits an Informationen

Würden wir alle Informationen bewusst abspeichern, würden wir vermutlich überschnappen. So aber filtert das Gehirn unwichtig erscheinende Informationen sofort wieder heraus. Die unwichtigen Teile werden augenblicklich oder spätestens nach 10 bis 20 Sekunden wieder aus dem Gedächtnis gelöscht. Informationen, die sich wiederholen können dem Gehirn signalisieren, dass es sich um Daten mit Wichtigkeit handelt.

Es existiert zudem eine Reihe von Studien die belegen, dass die Wiederholung von Botschaften bei Menschen dazu führt, dass sie eher geglaubt werden. Alle politischen Systeme der letzten hundert Jahre haben diesen Mechanismus für ihre Zwecke genutzt. Informationen werden dann für wahrer gehalten, je öfter man sie hört. Botschaften die man oft hört, klingen irgendwann vertraut, und was für Menschen vertraut klingt, wirkt überzeugender als eine Information, die zum ersten Mal gehört wird.

Was sollte wiederholt werden?  

Natürlich können Sie Ihre PowerPoint-Präsentation nicht mehrmals hintereinander halten. Sie müssen sich also überlegen, welche Kernbotschaften besonders wichtig für den Erfolg Ihrer Präsentation sind und wovon Sie Ihre Zuschauer überzeugen wollen.  Eine überzeugende Präsentation sollte nicht mehr als drei oder vier Kernbotschaften haben. Sie könnten zum Beispiel gleich zu Beginn Ihres Vortrags Ihren Zuschauern Ihre wichtigsten Botschaften präsentieren, mit dem Hinweis, dass die Erläuterungen dazu in der Folien-Präsentation folgen. Ein weiteres Mal könnten die Kernbotschaften in der Mitte Ihrer Veranstaltung wiederholen, und zum Ende der Präsentation sollten sie in einer Zusammenfassung nochmals Erwähnung finden.   

Bei Ihrer Präsentation sollten Sie die Wiederholungen aber nicht auf die Spitze treiben. Der Vortrag wird dann schnell öde, und beim Publikum könnte sich der Verdacht einschleichen, Sie hielten Ihr Auditorium  für unterbelichtet. Mehr als dreimal sollte eine wichtige Botschaft in der Regel nicht wiederholt werden. Wenn ein Gewöhnungs- und Abnutzungsprozess bei den Zuschauern einsetzt, fällt die Aufmerksamkeitskurve schnell dramatisch ab.

Wiederholungen sind also wichtig, um Kernbotschaften zu vermitteln, sollten aber mit Augenmaß eingesetzt werden.  


Portrait von Trainer Matthias Garten - Experte für Präsentationen und PowerPointDipl.-Wirtsch.-Informatiker Matthias Garten als der Experte für multimediales Präsentieren und professionelle PowerPoint-Präsentationen weiß um die Kunst der professionellen Foliengestaltung. Er ist Unternehmer, Speaker (TOP 100 Speaker), Trainer (TOP 100 Excellence Trainer), mehrfacher Buchautor, Präsentationscoach (Präsentationstraining), Mitglied der GSA und des Clubs 55, Organisator der Präsentationskonferenz, des Presentation-Bootcamps und Presentation Rocket Day. Neben PowerPoint- und Präsentationstrainings inspiriert und berät er Unternehmen, sich noch wirkungsvoller zu präsentieren und sich so von Mitbewerbern abzuheben. Er ist Geschäftsinhaber der Präsentations- und PowerPoint-Agentur smavicon Best Business Presentations und hat mit seinem Team seit 1993 über 15.000 professionelle PowerPoint-Präsentationen für über 150 Branchen erstellt.