So reagieren Sie souverän auf Störungen während Ihrer Präsentation

Mann schlägt Hände vor dem Kopf zusammen


Sie haben sich große Mühe mit Ihrer Präsentation gegeben oder sogar eine Präsentationsagentur beauftragt und eine professionelle Präsentation erstellen lassen. Sie haben alle PowerPoint-Folien auswendig gelernt und Ihren Vortrag ausreichend eingeübt. Doch auf der Bühne hakt es dann plötzlich. Irgendetwas funktioniert nicht richtig. Sie stehen vor Ihrem Publikum und müssen die Situation irgendwie retten. Wir verraten Ihnen ein paar Tricks, wie Sie mit Störungen fertig werden.

 

Sie haben bestimmt schon einmal von „Murphys Gesetz“ gehört. Es besagt, dass alles was schiefgehen kann auch wirklich schiefgehen wird. Vermutlich haben wir alle irgendwann einmal Erfahrungen von Pleiten, Pech und Pannen gemacht, und uns überlegt, ob in diesem Gesetz nicht ein Stück Wahrheit steckt. Gerade bei komplexen Abläufen wie einer Präsentation, können an vielen Stellen Probleme auftauchen. Das kann der Referent selber sein, der zu spät kommt, seinen Text oder sein Laptop vergisst. Genauso gut können technische Schwierigkeiten auftauchen oder der Präsentator bekommt sein Publikum nicht „in den Griff“.  Einige Störungen sind mehr oder weniger ärgerlich, andere Probleme können den Erfolg der Präsentation ernsthaft gefährden. Einige Störquellen wollen wir uns jetzt anschauen und Anregungen zum richtigen Umgang geben. 


DER WICHTIGSTE TIPP: BLEIBEN SIE RUHIG UND VERLIEREN SIE NICHT DEN KOPF


Von entscheidender Wichtigkeit ist wie der Referent emotional mit einer Störung fertig wird. Ich weiß, es ist leicht daher gesagt, aber wenn Sie in Panik geraten, haben Sie kaum Chancen Ihre Präsentation zu retten. Wenn Sie sich wirklich gut vorbereitet haben, wenn Sie alle nötige Energie in Ihre Präsentation gesteckt haben, dann trifft Sie vermutlich keine persönliche Schuld an den Schwierigkeiten. Probleme tauchen bei jedem Menschen einmal auf, jetzt erwischt es gerade Sie. Versuchen Sie das Problem zu beheben so gut es geht. Meistens kann durch besonnenes Handeln größere Schwierigkeiten vermieden werden.


WAS TUN, WENN DIE PRÄSENTATION DURCH EINE TECHNISCHE PANNE GESTÖRT WIRD?


Was tun Sie, wenn plötzlich das Mikrofon ausfällt, der Beamer defekt ist, oder der Stick mit Ihren Folien nicht funktioniert? Technische Probleme können theoretisch immer auftreten. Deshalb sollten Sie vor der Präsentation so viele Fehlerquellen wie möglich beseitigen. Überprüfen Sie Ihre eigene technische Ausrüstung gewissenhaft und statten Sie sich mit Ersatzteilen wie passenden Elektrokabeln, einem Ersatzakku, usw. aus.  Sollte kein technisches Equipment am Ort Ihrer Präsentation vorhanden sein, müssen Sie ohnehin für Beamer, Lautsprecher usw. selbst sorgen. Probieren Sie alle Geräte und Verbindungen Zuhause aus. Wenn Sie in einer Location präsentieren, die die nötige technische Ausstattung zur Verfügung stellt, fragen Sie nach, ob Jemand von der Haustechnik während Ihres Vortrages zur Verfügung steht. Lassen Sie sich die Handynummer des Haustechnikers geben.

Falls das nicht der Fall sein sollte, stellen Sie sicher, dass Sie zumindest eingewiesen werden, oder dass eine Person im Veranstaltungsraum dabei sein wird, die mit der technischen Anlage des Hauses vertraut ist. Planen Sie bei der Anreise einen Zeitpuffer ein, um die Technik vor Ihrem Auftritt zu überprüfen. Sollte sich trotzdem eine technische Störung einstellen, versuchen Sie Ruhe zu bewahren. Beim Ausfall des Mikrophons können Sie lauter sprechen, falls Sie nicht gerade in einer großen Festhalle präsentieren. Sollte der Beamer ausfallen, müssen Sie auf Ihre mit viel Fleiß erstellten PowerPoint-Folien verzichten. Das ist zwar sehr ärgerlich, aber versuchen Sie trotzdem Ihre Kernaussagen auch ohne Folien überzeugend zu vermitteln. Fall irgendwie möglich, nutzen Sie trotz Einschränkungen die Chance das Publikum mit Ihren Argumenten zu überzeugen.  Folgende Fragen sollten Sie möglichst schnell klären:


– Was genau funktioniert nicht?

– Ist der Defekt kurzfristig zu beheben?

– Falls die Störung nicht zu beheben ist: wie stark werde ich dadurch eingeschränkt?

– Kann ich mit diesen Einschränkungen meine Präsentation noch halten oder muss ich abbrechen?


WIE GEHE ICH BEI EINER PRÄSENTATION MIT STÖRUNGEN AUS DEM PUBLIKUM UM?


Wie gehen Sie richtig mit Unruhe um? Störungen durch andere Teilnehmer oder Publikum können die verschiedensten Ursachen haben. Personen kommen zu spät und suchen ihren Platz während Sie schon präsentieren. Irgendwo klingeln Handys oder es wird mit dem Nachbarn getuschelt. Vielleicht melden sich Teilnehmer mit einer Zwischenfrage oder es kommt sogar zu spontanen Zwischenrufen, wenn Sie in Ihrer Präsentation ein „heißes Eisen“ anfassen. Auch hier gilt grundsätzlich Ruhe bewahren. Wenn erkennbar Teile des Publikums noch nicht eingetroffen sind, oder wenn ein Veranstaltungsteilnehmer mit dem ein Grußwort oder eine kurze Einführung vereinbart wurde noch nicht da ist, müssen Sie eine klare Entscheidung fällen.

Vermeiden Sie Aussagen wie „eigentlich wollten wir ja jetzt anfangen“ oder „eigentlich sollte Professor Meier jetzt etwas sagen“. Entscheiden Sie ob pünktlich begonnen wird, oder ob sie noch einige Minuten warten wollen. Teilen Sie Ihre Entscheidung den Zuschauern mit, damit sie sich darauf einstellen können: „Es sind noch nicht alle Teilnehmer angekommen. Wir warten noch zehn Minuten, dann beginne ich mit der Präsentation.“, oder „Professor Meier wollte Sie heute Abend begrüßen. Da er sich verspätet, beginne ich nun mit meinem Vortrag. Er wird nachher zu Ihnen sprechen.“ Damit bleiben Sie in den Augen der Zuschauer der Handelnde und werden nicht zum Opfer der Umstände. Bitten Sie darum alle Handys stumm zu schalten oder auszumachen, da das Klingeln die anderen Teilnehmer und auch Sie stört. Sollte sich unter dem Publikum allgemeines Gemurmel breit machen, ist das natürlich kein gutes Zeichen. Dann liegt der Verdacht nahe, dass Ihre Präsentation entweder unverständlich oder langweilig ist. Aber eventuell können sie noch gegensteuern, wenn Sie den Grund für das Geraune erfahren. Fassen Sie Mut und fragen Sie Ihr Auditorium, ob Ihre Erläuterungen verständlich sind, oder ob es Fragen gibt. Mit etwas Glück erhalten Sie ein konstruktives Feedback und können Ihre Präsentation etwas anpassen.


WANN SOLLEN ZWISCHENFRAGEN BEI EINER 

PRÄSENTATION ZUGELASSEN WERDEN?


Zwischenfragen aus dem Publikum legen nahe, dass Ihre Präsentation auf Interesse stößt. Meistens handelt es sich dabei um weiterführende Fragen, Verständnisfragen oder ergänzende Anmerkungen. Wenn Sie sich nicht so leicht aus dem Konzept bringen lassen, können Sie Fragen gleich während der Präsentation beantworten. Es ist aber auch völlig legitim, eine Fragerunde erst nach Ende der Präsentation zuzulassen. Teilen Sie in dem Fall Ihrem Publikum mit, dass Sie alle Fragen nach dem Vortrag beantworten werden. Es gibt Situationen, in denen Sie mit Zwischenrufen rechnen müssen. Stellen Sie sich vor, Sie müssten den Umbau eines Unternehmens mit deutlichem Stellenabbau erläutern. Dann kann es schnell zu emotionalen Ausbrüchen im Publikum kommen. 

Versuchen Sie zunächst die Zwischenrufe zu ignorieren. Gibt es einen oder mehrere Zwischenrufer, die nicht aufhören zu stören, sprechen Sie sie ruhig an und bitten Sie darum, ihr Anliegen für alle Anwesenden noch einmal verständlich zu formulieren. Zeigen Sie Verständnis, machen Sie aber auch klar, dass Sie jetzt nichts an der Situation ändern können und der Rest der Zuschauer das Recht hat, die Präsentation bis zum Schluss anzuhören. In den allermeisten Fällen beruhigen sich die Gemüter dann wieder. Sollte ein Zwischenrufer trotzdem weiter machen, fragen Sie was er davon hat, die Veranstaltung zu sabotieren und bitten Sie ihn zu gehen wenn er nicht aufhört.

Wie reagiere ich auf starke emotionale Anspannung bei der Präsentation?

Es ist der Alptraum von jedem Menschen, der vor einem Publikum etwas vorträgt. Plötzlich wissen Sie nicht mehr weiter. Der Text ist weg, Sie haben einen Aussetzer. Oder Sie bekommen einen Fachbegriff nicht richtig heraus. Irgendein Sprachungetüm wie das „Endoplasmatische Retikulum“ können Sie plötzlich nicht fehlerfrei aussprechen, obwohl das normalerweise immer klappt. Oder das Lampenfieber scheint Sie zu lähmen. Wenn Sie jetzt in den Panikmodus gehen, haben gute Chancen Ihre ganze Präsentation zu verderben. 

Halten Sie sich vor Augen: Selbst international anerkannte Speaker oder große Schauspieler können einmal einen „Hänger“ haben. Es ist nicht ehrenrührig und erst recht kein Weltuntergang. Versuchen Sie nicht Ihr Problem zu verbergen, sondern gehen Sie offensiv mit der Panne um: „Ich bin heute ziemlich nervös, denn vor so einem großen Publikum habe ich noch nie gesprochen.“. Jeder im Saal wird das nachvollziehen können und hat Verständnis für Ihre Situation. Auch wenn Sie sich bei einem Wort verhaspeln ist das nicht tragisch, wenn Sie daraus keine Tragödie machen: „mit diesem Wort habe ich heute anscheinend ein Problem. Also ich wiederhole es jetzt noch einmal langsam…“  Das gilt natürlich auch wenn Sie den Text vergessen. Sagen Sie es und bitten Sie um einen Augenblick Geduld.


Wie reagiere ich auf gesundheitliche Probleme bei der Präsentation? 


Der Termin für die Präsentation war lange bekannt, sie waren vorbereitet und haben dem Veranstalter vor ein paar Tagen nochmals verbindlich zugesagt, dass Sie da sein werden. Aber heute, am Tag Ihres Auftritts fühlen Sie sich nicht wohl. Nun müssen Sie eine Entscheidung treffen. Können Sie mit zusammengebissenen Zähnen die Präsentation halten, oder spüren Sie, dass es über Ihre Kräfte gehen wird? Können Sie kurzfristig einen Termin bei einem Arzt erhalten und würden Medikamente kurzfristig helfen? Sollten Sie starke Zweifel haben dass Sie die Veranstaltung überstehen, hilft alles nichts. Wenn kein Kollege kurzfristig einspringen kann, müssen Sie die Präsentation absagen.

Sollten Sie zum Beispiel mit hohem Fieber akutem Durchfall antreten, tun Sie weder sich selbst noch dem Publikum einen Gefallen. Falls Ihr Wohlbefinden eingeschränkt sein sollte, aber ein Auftritt vor Publikum noch möglich ist, dann weihen Sie das Auditorium zu Beginn der Präsentation ein. Lassen Sie die Zuschauer nicht herumrätseln ob es Ihnen nicht gut geht, oder ob Sie vielleicht immer so komisch drauf sind. Werden Sie besser offensiv und erklären Sie die Situation beispielsweise so: „Meine Damen und Herren, entschuldigen Sie aber ich bin leider etwas erkältet und kann deshalb nicht ganz so laut sprechen wie ich möchte. Ich gebe aber mein bestes, damit Sie mich gut verstehen.“ Damit weiß Ihr Publikum was los ist und hat Verständnis dafür wenn Sie Ihre Stimme angeschlagen klingt.      

Wenn Sie mit Pannen souverän umgehen, und das Publikum über die Situation informieren, wird mit großer Wahrscheinlichkeit Ihre Präsentation keinen Schaden nehmen. 

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