Die wichtigsten Leitfragen zur Vorbereitung Ihrer Präsentation

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Die richtige Vorbereitung Ihrer Präsentation ist genauso wichtig wie das Präsentationsthema, die Gestaltung der Inhalte und die Performance des Präsentators. Wir wollen uns in einer kleinen Serie mit den wesentlichen Leitfragen beschäftigen, die Sie beantworten sollten, wenn Sie eine erfolgreiche Präsentation halten wollen.

Leitfragen sind für ein Projekt manchmal wichtiger als Antworten. Fragen geben uns die Richtung vor, in der wir denken, analysieren und arbeiten. Mit den richtigen Leitfragen können Sie Probleme besser lösen, Strategien entwickeln und bis zu einem gewissen Grad Fehlern vorbeugen. Haben Sie schon einmal von den sieben journalistischen W-Fragen gehört? Wie es aktuell aussieht, weiß ich nicht, aber früher gehörten die W-Fragen zum Handwerkszeug jedes seriösen Journalisten.
Sie lauten:

  • Wer (hat etwas getan)
  • Was (hat er denn getan)
  • Wo (hat er es getan)
  • Wann (hat er es getan)
  • Wie (hat er es getan)
  • Warum (hat er es getan)
  • Woher (ist die Information)

Mit der Anwendung dieser Leitfragen können Journalisten die erforderlichen Informationen sammeln, um einen fundierten Artikel zu schreiben. Was für die schreibende Zunft gilt, ist in anderen Branchen ganz ähnlich. In nahezu jedem Beruf ist es wichtig, die richtigen Fragen zu stellen. Speziell für die Vorbereitung von Präsentationen haben wir neun Leitfragen zusammengestellt, die Sie zur Vorbereitung und anschließenden Ausarbeitung Ihrer Präsentation nutzen können.

1. Wer? (Präsentator/en)


Hier geht es darum zu erkennen, welcher Typ von Präsentator die Präsentation vorführt:

  • Wer wird präsentieren?
  • Welche Persönlichkeit hat der Präsentator?
  • Sind Rhetorik, Stimme, Sprache und Körpersprache überzeugend für die Zielgruppe?

Ist der vorgesehene Präsentator die richtige Wahl für das Thema und die Zielgruppe? Gäbe es vielleicht einen Kandidaten, der geeigneter wäre? Manchmal kann es auch sinnvoll sein, zwei Vortragende zu haben, zum Beispiel einen Verkäufer und einen Techniker oder einen Produktmanager und einen Produktentwickler. So können sich die verschiedenen Persönlichkeiten und Kompetenzen sinnvoll ergänzen. Das steigert die Glaubwürdigkeit und Überzeugungskraft der Präsentation. Eine Team-Präsentation kann die Wirkung positiv verstärken. Sie symbolisiert auch eine Wertschätzung dem Publikum gegenüber.

Stellen Sie dazu folgende Überlegungen an:

  • Wer hält die Präsentation? Sie allein?
  • Was für ein Typ Mensch sind Sie?

Wozu? (Ziele)


Je klarer Sie Ihre konkreten Ziele formuliert haben, desto fokussierter können Sie an Ihrer Präsentation arbeiten. Welches Ziel bzw. welche Ziele verfolgen Sie mit Ihrer Präsentation? Was soll nach Ihrer Präsentation anders sein als vorher? Was wollen Sie kurz-, mittel- und langfristig mit Ihrer Präsentation erreichen? Unter Umständen ist auch eine sehr wichtige Frage: Welches Ziel verfolgt Ihr Auftraggeber? Ist Ihre Präsentation eine Überzeugungs- oder Informationspräsentation? Das unmittelbare Ziel Ihrer Präsentation kann sein:

  • informieren (Informationspräsentation)
  • schulen (Informationspräsentation)
  • ausbilden (Informationspräsentation)
  • forcieren, zum Beispiel Entscheidungen, Prozesse (Überzeugungspräsentation)
  • verändern, zum Beispiel Gefühle und Einstellungen (Überzeugungspräsentation)
  • umsetzen, zum Beispiel Projekte (Lösungspräsentation)
  • motivieren, begeistern, überzeugen (Überzeugungspräsentation)
  • verkaufen (Überzeugungspräsentation)

Übergeordnete Ziele könnten dabei für Sie sein:

  • mit Fachkompetenz beeindrucken
  • einen Expertenstatus aufbauen oder festigen
  • als Vordenker, Influencer oder Mahner in Erinnerung bleiben

Die Präsentationsziele können ganz konkret formuliert sein: 

Nach der Präsentation soll/sollen:

  • der Interessent überzeugt sein, dass ich/wir der richtige Partner bin/sind.
  • das Projekt in Höhe von 4.000.000 € bewilligt werden.
  • das Publikum seine Meinung zu meinen/unseren Gunsten ändern.
  • die Teammitglieder alle Informationen haben, die sie für das Weiterarbeiten brauchen.
  • der Kunde die Zeitüberschreitung für das Projekt bewilligen.
  • die Entscheider mehrheitlich das Projekt unterstützen.

Die Präsentationsziele können auch weniger konkret sein. Zum Beispiel der Wunsch, dass nach der Präsentation:

  • der Vorstand alle wichtigen Informationen über das Projekt erhält.
  • die Zuhörer sich auf unserer Homepage eingehender informieren.
  • den Zuhörern der Projektzweck klar geworden ist.
  • die Teilnehmer etwas gelernt haben.
Merksatz

Klare Zielvorstellungen bringen den Vorteil, dass Sie leichter Unwichtiges und Wichtiges, Relevantes und Irrelevantes trennen und sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

Überlegen Sie ganz konkret, was Sie mit Ihrer Präsentation erreichen wollen.


3. Vor wem? (Zielgruppe)


Als Präsentator müssen Sie genau verstehen, wie Ihre Zuhörer denken und fühlen. Ein klares Ziel ist wichtig und gut, aber ohne Berücksichtigung der Zielgruppe steht Ihr Präsentationserfolg in Frage. Das Wort Präsentieren bedeutet natürlich, dass Sie ein Publikum haben. Und über dieses Publikum sollten Sie so gut wie möglich Bescheid wissen.

Überlegen Sie:

  • Was kennzeichnet Ihr Publikum?
  • Was wissen Sie über Ihre Zielgruppe?

Versuchen Sie im Vorfeld die folgenden Informationen zu sammeln:

  • Vor wem werden Sie präsentieren?
  • Welcher Altersgruppe und welchem Geschlecht gehören die Zuhörer vorwiegend an?
  • Welcher Berufsgruppe/welchen Berufsgruppen gehören die Zuhörer an?
  • Welche Funktionen haben die Anwesenden bzw. in welchen Unternehmensbereichen sind sie tätig?
  • Welchen Wissensstand, wie viel Fachkenntnisse und wie viel praktische Erfahrung in dem betreffenden Bereich haben die Zuhörer wahrscheinlich?
  • Welche Interessen, welche Überzeugungen und welche Erwartungen haben die Zuhörer?
  • Was treibt die Menschen im Publikum an? Was bewegt sie?
  • Wo liegen ihre Prioritäten?
  • Womit schafft man bei Ihnen Vertrauen?
  • Wovor haben sie Angst?

Versuchen Sie Personen in Ihre Vorbereitungen einzubinden, die Ihr Publikum näher kennen. Sie können zum Beispiel den eigenen Vertrieb oder Service-Mitarbeiter fragen. Wenn Sie für einen externen Veranstalter eine Präsentation halten sollen, versuchen Sie über diesen Kanal die nötigen Informationen zu erhalten.
Die Antworten auf all die aufgeführten Leitfragen liefern Ihnen die Basis für Ihre Entscheidungen bezüglich Inhalt und Struktur Ihrer Präsentation, die Gestaltung der Medien, den Präsentationsrahmen und den Präsentationsstil.

4. Was? (Inhalte)


Sprechen Sie mit Ihren Präsentationsinhalten Ihre Zielgruppe an:

  • Was ist Ihr Thema und was haben Sie dazu zu sagen?
  • Wie lautet Ihre Kernbotschaft?
  • Was sind die wesentlichen Inhaltspunkte?
  • Was könnte ein griffiger, leicht zu merkender Titel sein? Welche Ideen haben Sie für Unterüberschriften?
  • Was sind Ihre Argumente für oder gegen etwas?
  • Welche Fakten und Beweise helfen Ihre Botschaft zu unterstützen?
  • Welche Beispiele und Geschichten können Sie anführen?
  • Welcher Aspekt könnte ein guter Einstieg in Ihr Thema sein?
  • Wie lassen sich Ihre Inhalte am Ende treffend zusammenfassen?
  • Was könnten wirkungsvolle Schlussworte sein?

Überlegen Sie:

  • Was ist Ihr Thema?
  • Wie lauten die wichtigsten Aussagen Ihrer Präsentation?


5. Womit? (Medien)

Wählen Sie die für Ihre Zielgruppe passenden Medien aus:

Welche visuellen oder multimedialen Hilfsmittel, welche Technik, wollen Sie in Ihrer Präsentation einsetzen?
Mit welchem Medium/welchen Medien wollen Sie ergänzend zu Ihrem Redetext den Inhalt vermitteln? Denken Sie dabei auch an die Wiederverwendbarkeit von Medien.

Zunächst sollt klar sein, ob Sie digital oder analog präsentieren. Zu den analogen Medien gehören zum Beispiel Flipchart, Pinnwand, Plakate, Banner, Requisiten und Demonstrationsobjekte.

Bei digitalen Medien unterscheiden wir das Darstellungsmedium und das Abspielmedium. Zur Darstellung gehören die Beamer-Projektion auf eine Leinwand, der Einsatz einer LED-Wand oder eines TFT-Flachbildschirms. Das Abspielmedium besteht wiederum aus Hard- und Software, also dem Gerät und dem Präsentationsprogramm. Geräte können sein: Laptop, Notebook, Tablet (iPad, Android-Tablet, Windows-Tablet), Smartphone, Touch-Monitor (bekannt aus dem Fernsehen bei der Wahlberichterstattung) oder Visualizer (ein High-End Overheadprojektor mit eingebauter Kamera und vielen Zusatzfunktionen). Als Präsentationsprogramme können zum Beispiel PowerPoint, Keynote (MAC) und PDF-Reader verwendet werden.

Besonders wichtig sind die technischen Voraussetzungen am Präsentationsort. Jede technische Begrenzung vor Ort muss berücksichtig werden. Finden Sie heraus:

  • Wie sieht es mit dem Stromanschluss aus (Verlängerungskabel, Mehrfachsteckdose)?
  • Sind Lautsprecher im Raum vorhanden, falls Sie einen Film zeigen wollen?
  • Sind Beamer und Leinwand vorhanden?
  • Können Sie einen Laptop anschließen?
  • Ist ein Presenter vorhanden?
  • Hat der Raum Verdunklungsmöglichkeiten (Rollläden)?

Überlegen Sie also:

  • Welche Medien kommen in Frage?
  • Welche werden Sie einsetzen?

6. Wie? (Gestaltung)


Gestalten Sie Ihre Präsentationsmedien zielgruppengerecht:

  • Wie soll der Inhalt vermittelt werden?
  • Wie gehen Sie mit den Präsentationsmedien um und wie gestalten Sie sie?
  • Wo können Sie einen Bezug zum Publikum herstellen?

Wählen Sie eine Methode, die zum Anlass, zu der zur Verfügung stehenden Zeit, zu Ihrem Ziel und zur Zielgruppe passt.
Entscheiden Sie sich zwischen freier Rede und einem Vortrag mit Medieneinsatz (PowerPoint-Folien, Flipchart, Pinnwand, Video, Audio usw. – siehe auch „Womit?“).

Gibt es Vorgaben, die Sie berücksichtigen müssen? Wenn ja, welche? Als Präsentator hat man mitunter Vorgaben von dem Unternehmen, bei dem man angestellt ist oder für das man im Auftrag arbeitet. Der Gestaltungsfreiraum kann eingegrenzt sein, wenn zum Beispiel ein Corporate Design zu berücksichtigen ist.

Überlegen Sie:

  • Welche Art der Gestaltung ist für Ihre Präsentation geeignet?

7. Wo? (Ort)


Den Ort und die Räumlichkeiten können Sie oft nicht frei wählen. Je nach Lage und Ausstattung kann der Veranstaltungsort Ihre Präsentation unterstützen oder erschweren. Falls Sie die Möglichkeit haben: Wählen Sie für Ihre Präsentation einen Ort, der zu Ihnen, zu Ihrem Thema und zu Ihrem Publikum passt. Fragen Sie konkret:

  • Welche Umgebungsbedingungen sind an dem Präsentationsort anzutreffen (Erreichbarkeit, Parkplätze)?
  • Passt der Einrichtungsstil zum Thema? Passt die Raumgröße zur Gruppengröße? Können zusätzliche Stühle herbeigeholt werden?
  • Welche Medien können in dem Raum eingesetzt werden?
  • Bietet der vorgesehene Raum ausreichend Platz, Licht, Belüftung und Lärmfreiheit? Kann von Störungsfreiheit ausgegangen werden?
  • Hat der Raum eine ansprechende Atmosphäre?

Überlegen Sie:

  • Wo soll Ihre Präsentation stattfinden?
  • können Sie alternativ auf einen anderen Ort ausweichen?

8. Wann? (Zeitpunkt)


Legen Sie Ihre Präsentation möglichst in eine Zeit, in der sich Ihre Zuschauer in einem Leistungshoch befinden. Ideal ist es, wenn Ihre Präsentation in die Zeiten der höchsten Leistungsfähigkeit fällt: bei Frühaufstehern morgens zwischen 8:00 und 11:00 Uhr morgens, bei Spätaufstehern gegen 11.00 Uhr oder abends zwischen 18.00 und 21.00 Uhr.

Überlegen Sie:

  • An welchem Tag und zu welcher Uhrzeit soll Ihre Präsentation am besten stattfinden?

9. Wie lange? (Dauer)


Ein wichtiger Aspekt ist die Dauer der Präsentation. Das Zeitfenster beeinflusst Dauer und Aufbau Ihrer Präsentation. Wichtige Leitfragen:

  • Können Sie selbst (mit-)bestimmen, wie lang Ihre Präsentation geht?
  • Wenn ja: Was halten Sie selbst für sinnvoll in Anbetracht Ihres Themas, Ihrer Ziele und – vor allem! – Ihrer Zielgruppe?

Der Trend geht heute zu immer kürzeren und effizienteren Präsentationsformaten. Unabhängig vom Thema werden Präsentationen vor hohen Führungskräften häufig auf 20 Minuten beschränkt. Inhalte müssen dann zwangsläufig direkt auf den Punkt gebracht werden. Nehmen wir als Beispiel eine Präsentation, bei der es darum geht, das Budget für ein internes Projekt festzulegen. Wenn Ihnen 20 Minuten zur Verfügung stehen, müssen Sie den Entscheidern überzeugend vermitteln, um was es geht, was das Ziel des Projekts ist, welche Vorteile damit verbunden sind und was der Nutzen für das Unternehmen ist.

Überlegen Sie also:

  • Wie viel Zeit ist für Ihre Präsentation vorgesehen?
  • Welche Dauer ist sinnvoll?

Mit den vorgestellten Leitfragen haben Sie ein tragfähiges Grundgerüst, das Sie mit Detailfragen nach Ihren Bedürfnissen erweitern können. Planen Sie genügend Zeit ein, um alle wichtigen Leitfragen zu erfassen und umfassend zu beantworten.

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