Worauf es bei Ihrer Unternehmenspräsentation wirklich ankommt Teil 2

Worauf es bei Ihrer Unternehmenspräsentation wirklich ankommt Teil 2

Nur wenn Sie eine erstklassige Unternehmenspräsentation erstellen, können Sie Ihr Unternehmen auch erstklassig präsentieren. Sie haben damit die Möglichkeit, Fakten über Ihre Firma, den möglichen Kundennutzen und positive Emotionen professionell zu vermitteln. Dafür müssen Sie wissen, worauf Sie bei der Vorbereitung zu achten haben. Im zweiten Teil geben wir Ihnen weitere Tipps für eine gelungene Unternehmenspräsentation.

Geschäftsleitung und Vertrieb wissen in der Regel, wie wichtig sie ist: Die Unternehmenspräsentation ist wahrscheinlich der erste Leistungsnachweis, den Ihr Kunde von Ihnen erhält. Deshalb ist es enorm wichtig, dass dabei Inhalte, Design und professionelles Präsentieren Hand in Hand gehen. Sie sollten aus diesem Grund bei der Vorbereitung nichts dem Zufall überlassen. Sprechen Sie sich intern mit allen wichtigen Entscheidern ab. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Planung und Ausarbeitung. Sollten Sie unsicher sein, ob Sie alles richtig gemacht haben, holen Sie sich lieber externe Hilfe. Lassen Sie Ihre Präsentation sicherheitshalber von einem Präsentationsexperten nach Schwachstellen überprüfen. Kleine Fehler, die bei der Erstellung nicht bemerkt werden, können Ihrem Kunden, wenn Sie Pech haben, sofort ins Auge springen. Ein umständlicher Aufbau oder Wiederholungen stellen die Geduld Ihres Kunden unnötig auf die Probe. So können erste Zweifel an Ihrer Professionalität entstehen. Wenn Sie sich und Ihre Firma im besten Licht präsentieren wollen, sollte Ihre Präsentation auch höchstes Niveau haben.

Ihre Zielgruppe hat wenig Zeit. Halten Sie Ihre Unternehmenspräsentation möglichst kurz.

Wenn Sie Ihr Unternehmen vorstellen, werden Sie vor Geschäftsführern, Abteilungsleitern oder anderen Entscheidern präsentieren. Diese Zielgruppe hat in der Regel einen engen Terminplan und dadurch wenig Zeit. Wenn Sie Ihre Präsentation in die Länge ziehen, werden Sie sich vermutlich nicht sehr beliebt machen. An die Unternehmenspräsentation werden sich in der Regel weitere Gespräche anschließen. Präsentieren Sie deshalb maximal 15-20 Minuten. Überlegen Sie sich genau, was Sie auf Ihren PowerPoint-Folien zeigen wollen. Wenn Sie jede Folie zwei Minuten zeigen wollen, kommen Sie damit auf etwa acht bis zehn Slides.

Fragen Sie Ihren Kunden zu Beginn, was ihn besonders interessiert

Bevor Sie mit Ihrer Präsentation beginnen, erkundigen Sie sich bei Ihren zukünftigen Geschäftspartnern, was sie besonders interessiert. Was ist schon über Ihr Unternehmen bekannt, wo herrschen vielleicht Unklarheiten? Fragen können auch nach der der Unternehmenspräsentation aufkommen. Sie sollten dafür zusätzliche Folien vorbereiten, die Sie nur bei entsprechendem Bedarf zeigen.

Wenn Sie die Unternehmenspräsentation im Anschluss zusenden – achten Sie auf die Größe

Es kommt öfter vor, dass am Ende einer guten PowerPoint-Präsentation nach einer Kopie des Foliensatzes gefragt wird. Achten Sie daher vor dem Versenden auf die Dateigröße Ihres Foliensatzes. Wer eine PDF mit 40 MB in seinem Postfach findet, wird davon wenig begeistert sein. Sorgen Sie beim Versand der Slides für eine handliche Größe. Die Dateigröße sollte zwei bis drei MB nach Möglichkeit nicht überschreiten.

Interaktive Unternehmenspräsentationen kommen dem Bedarf des Publikums entgegen

In der Vergangenheit war es üblich, dass sich der Referent von der ersten bis zur letzten Folie chronologisch durch die Slides geklickt hat. Das war für den Referenten angenehm, denn seine Präsentation lief wie auf Schienen von Anfang bis zum Ende ohne dass plötzlich umdisponiert werden musste. Wenn Sie dagegen Ihre Unternehmenspräsentation mit Hyperlinks versehen, können Sie sich sehr elegant durch Ihren Foliensatz bewegen, ohne umständlich nach einzelnen Passagen zu suchen. Sie können auf Fragen reagieren und schnell zur passenden Folie navigieren, oder schnell Passagen überspringen, wenn Zeit oder Interesse beim Publikum fehlen. Dazu können Sie die Übersichtsfolie nutzen, um Hyperlinks auf Ihre einzelnen Themen der Unternehmenspräsentation zusetzen. Dadurch können Sie recht elegant auf einen bestimmten Bereich Ihres Foliensatzes springen, wenn ein bestimmter Aspekt nochmals angesprochen werden soll, oder ein Themenbereich Ihrem Auditorium besonders wichtig ist. Ihr Kunde kann auf diese Weise mitbestimmen, was er sehen möchte. Und Sie können sehr elegant durch Ihrer Unternehmenspräsentation manövrieren.

Keine Textwüsten – gestalten Sie Ihre Unternehmenspräsentation so attraktiv wie möglich

Wenn Sie Ihre Unternehmenspräsentation erstellen, müssen Sie darauf achten, dass nicht nur harte Fakten vermittelt werden. Ein Geschäftsführer oder Manager möchte die für ihn wichtigen Kennzahlen schnörkellos vermittelt bekommen. Aber Ihr zukünftiger Geschäftspartner ist auch nur ein Mensch und möchte deshalb auch emotional angesprochen werden. Er möchte beeindruckt, im Idealfall sogar begeistert werden. Überlegen Sie deshalb, womit Sie punkten könnten. Wenn Sie High-Tech-Produkte herstellen, könnten Sie einen gut gemachten kurzen Imagefilm oder eine Animation mit Ihrem Top-Seller zeigen. Oder Impressionen von Ihren hochwertigen Fertigungsanlagen. Vergessen Sie nicht das Thema „Storytelling“. Welche interessante Geschichte steckt in Ihrem Unternehmen? Was könnte Ihren Kunden vielleicht positiv beeinflussen?

Verabschieden Sie sich vom „betreuten Lesen“, bei dem der Referent mehr oder weniger vorliest, was auf den Folien steht. Allein mit Texten beeindrucken Sie Ihren Kunden nicht. Gestalten Sie Ihre PowerPoint-Folien mit Bildern oder Grafiken. Texte sollten pro Folie auf Stichwörter oder knappe Sätze beschränkt werden. Die Komposition aus Foliendesign, Struktur, Inhalten, Story und sehr guter Präsentation sind die wichtigen Zutaten für eine gelungene Unternehmenspräsentation. Auch hier nochmals der Rat, lieber im Vorfeld eine gute Präsentationsagentur einzubeziehen, als mit einem zweitklassigen Foliensatz zu einem potenziellen Kunden zu gehen.

Unser Rat: Wenn Sie nicht wirklich erfahrene Präsentations-Experten im Unternehmen haben, sollten Sie bei der Erstellung Ihrer Unternehmenspräsentation auf einen guten Dienstleister zurückgreifen. Exzellente PowerPoint-Folien benötigen schon ein enormes Fachwissen. Und gerade bei der Kontaktanbahnung mit wichtigen Neukunden, sollten Sie kein Risiko in Form einer fehlerhaften oder langweiligen Darbietung eingehen.

Tipps zur Gliederung und Gestaltung der Folien geben wir Ihnen in Teil 1.

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Referent und PowerPoint Trainer Matthias Garten

Dipl.-Wirtsch.-Informatiker Matthias Garten als der Experte für multimediales Präsentieren und professionelle PowerPoint-Präsentationen weiß um die Kunst der professionellen Foliengestaltung. Er ist Unternehmer, Speaker (TOP 100 Speaker), Trainer (TOP 100 Excellence Trainer), mehrfacher Buchautor, Präsentationscoach (Präsentationstraining), Mitglied der GSA und des Clubs 55, Organisator der Präsentationskonferenz, des Presentation-Bootcamps und Presentation Rocket Day. Neben PowerPoint- und Präsentationstrainings inspiriert und berät er Unternehmen, sich noch wirkungsvoller zu präsentieren und sich so von Mitbewerbern abzuheben. Er ist Geschäftsinhaber der Präsentations- und PowerPoint-Agentur smavicon Best Business Presentations und hat mit seinem Team seit 1993 über 10.000 professionelle PowerPoint-Präsentationen für über 150 Branchen erstellt.