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Aller Anfang ist schwer. Das ist bei der Vorbereitung einer gelungenen Präsentation nicht anders. Es gibt wichtige Details zu beachten und viele Fehler zu vermeiden. Damit Sie die wichtigsten Fragen rund um Ihre Präsentation sicher bearbeiten können, haben wir in unserer kleinen Serie die wichtigsten Leitfragen zur Vorbereitung einer Präsentation für Sie zusammengefasst. Im dritten Teil präsentieren wir Ihnen weitere wichtige Fragen, die Ihnen bei der Konzeption einer Präsentation helfen.

Kennen Sie das auch? Sie haben viel Zeit mit der Vorbereitung einer wichtigen Präsentation verbracht und stellen sich am Ende die Frage: Habe ich wirklich an alles gedacht? Schnell wird ein wichtiger Aspekt vergessen, und wenn Sie Pech haben, merken Sie es erst, wenn Sie schon vor Ihrem Publikum stehen. Was ist alles wichtig und wurde vielleicht doch irgendeine Regel missachtet? Wenn man nicht gerade in einer Präsentationsagentur arbeitet, und das Erstellen von Präsentationen ohnehin zum Tagesgeschäft gehört, verliert man schnell den Überblick: Wie Strukturiere ich überhaupt meine Präsentation? Wie viel Text ist in PowerPoint Präsentationen sinnvoll? Welche Schrift soll man in einer Präsentation verwenden? Was muss auf die erste PowerPoint Folie und was sollte auf der letzten PowerPoint Folie zu finden sein? Einen statischen Leitfaden kann es leider nicht geben, da jede gute Präsentation individuell gestaltet wird. Es gibt aber einige wichtige Leitfragen, die immer beachtet werden sollten.
Wir stellen Ihnen im dritten Teil weitere Fragen vor.

6. Wie? (Gestaltung)

Gestalten Sie Ihre Präsentationsmedien zielgruppengerecht:

  • Wie soll der Inhalt vermittelt werden?
  • Wie gehen Sie mit den Präsentationsmedien um und wie gestalten Sie sie?
  • Wie können Sie einen Bezug zum Publikum herstellen?
  • Wählen Sie eine Methode, die zum Anlass, zu der zur Verfügung stehenden Zeit, zu Ihrem Ziel und zur Zielgruppe passt.
  • Entscheiden Sie sich zwischen freier Rede und einem Vortrag mit Medieneinsatz (PowerPoint-Folien, Flipchart, Pinnwand, Video, Audio usw. – siehe auch „Womit?“).

Gibt es Vorgaben, die Sie berücksichtigen müssen? Wenn ja, welche? Als Präsentator hat man mitunter Vorgaben von dem Unternehmen, bei dem man angestellt ist oder für das man im Auftrag arbeitet. Der Gestaltungsfreiraum kann eingegrenzt sein, wenn zum Beispiel ein Corporate Design zu berücksichtigen ist.

Überlegen Sie:

  • Welche Art der Gestaltung ist für Ihre Präsentation geeignet?

7. Wo? (Ort)

Den Ort und die Räumlichkeiten können Sie oft nicht frei wählen. Je nach Lage und Ausstattung kann der Veranstaltungsort Ihre Präsentation unterstützen oder erschweren. Falls Sie die Möglichkeit haben: Wählen Sie für Ihre Präsentation einen Ort, der zu Ihnen, zu Ihrem Thema und zu Ihrem Publikum passt. Fragen Sie konkret:

  • Welche Umgebungsbedingungen sind an dem Präsentationsort anzutreffen (Erreichbarkeit, Parkplätze)?
  • Passt der Einrichtungsstil zum Thema? Passt die Raumgröße zur Gruppengröße? Können zusätzliche Stühle herbeigeholt werden?
  • Welche Medien können in dem Raum eingesetzt werden?
  • Bietet der vorgesehene Raum ausreichend Platz, Licht, Belüftung und Lärmfreiheit? Kann von Störungsfreiheit ausgegangen werden?
  • Hat der Raum eine ansprechende Atmosphäre?

Überlegen Sie:

  • Wo soll Ihre Präsentation stattfinden?
  • können Sie alternativ auf einen anderen Ort ausweichen?

8. Wann? (Zeitpunkt)

Legen Sie Ihre Präsentation möglichst in eine Zeit, in der sich Ihre Zuschauer in einem Leistungshoch befinden. Ideal ist es, wenn Ihre Präsentation in die Zeiten der höchsten Leistungsfähigkeit fällt: bei Frühaufstehern morgens zwischen 8:00 und 11:00 Uhr morgens, bei Spätaufstehern gegen 11.00 Uhr oder abends zwischen 18.00 und 21.00 Uhr.

Überlegen Sie:

  • An welchem Tag und zu welcher Uhrzeit soll Ihre Präsentation am besten stattfinden?

9. Wie lange? (Dauer)

Ein wichtiger Aspekt ist die Dauer der Präsentation. Das Zeitfenster beeinflusst Dauer und Aufbau Ihrer Präsentation. Wichtige Fragen:

  • Können Sie selbst (mit-)bestimmen, wie lang Ihre Präsentation geht?
  • Wenn ja: Was halten Sie selbst für sinnvoll in Anbetracht Ihres Themas, Ihrer Ziele und – vor allem! – Ihrer Zielgruppe?

Der Trend geht heute zu immer kürzeren und effizienteren Präsentationsformaten. Unabhängig vom Thema werden Präsentationen vor hohen Führungskräften häufig auf 20 Minuten beschränkt. Inhalte müssen dann zwangsläufig direkt auf den Punkt gebracht werden. Nehmen wir als Beispiel eine Präsentation, bei der es darum geht, das Budget für ein internes Projekt festzulegen. Wenn Ihnen 20 Minuten zur Verfügung stehen, müssen Sie den Entscheidern überzeugend vermitteln, um was es geht, was das Ziel des Projekts ist, welche Vorteile damit verbunden sind und was der Nutzen für das Unternehmen ist.

Überlegen Sie also:

  • Wie viel Zeit ist für Ihre Präsentation vorgesehen?
  • Welche Dauer ist sinnvoll?

Mit den vorgestellten Leitfragen haben Sie ein tragfähiges Grundgerüst, das Sie mit Detailfragen nach Ihren Bedürfnissen erweitern können. Planen Sie genügend Zeit ein, um alle wichtigen Fragen zu erfassen und umfassend zu beantworten.

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