Der PowerPoint Folienmaster ist das grundlegende Tool für die Erstellung Ihrer Präsentation. Wenn der Folienmaster richtig genutzt wird, erhöht sich die Qualität Ihres Foliensatzes, und Sie sparen zusätzlich jede Menge Zeit. Sie können damit einheitliche Gestaltungselemente wie Schriftart oder Design festlegen.

Die meisten Menschen, die regelmäßig mit der Erstellung von PowerPoint-Folien zu tun haben, nutzen den Folienmaster automatisch. Die Arbeit mit dem Folienmaster gehört zum einmal eins jedes Anfängerkurses. Zu meiner Überraschung habe ich jedoch immer wieder feststellen müssen, dass viele Anwender mangelhaft mit diesem Element umgehen und die Gestaltungsmöglichkeiten nicht im vollen Umfang kennen. Heute möchte ich Ihnen eine kurze Einführung in den PowerPoint Folienmaster geben. In einem zweiten Teil schauen wir uns die individuellen Gestaltungsmöglichkeiten außerhalb der PowerPoint-Vorgaben an.

Ihr PowerPoint-Foliensatz muss ein einheitliches Erscheinungsbild aufweisen. Das ist die absolute Grundvoraussetzung für eine gelungene Präsentation. Wenn sämtliche Folien einheitlich mit einer durchgehenden Schriftart, einheitlichen Grafiken und Bildern, etc. erscheinen sollen, so können Sie dies im PowerPoint Folienmaster vorher festlegen. Der Master bildet das Grundgerüst Ihrer Präsentation und weist wichtigen Elementen wie Firmenlogo oder Bildern, etc. einen festen Platz zu. Wenn Sie Änderungen oder Ergänzungen im Folienmaster einfügen, werden auf allen Folien automatisch diese neuen Korrekturen ebenfalls eingefügt. Sie müssen daher nicht jede Folie einzeln korrigieren. Dieser Beitrag soll Ihnen einen kurzen Überblick in das Thema ermöglichen.

Die drei Ebenen des PowerPoint Folienmaster

Wenn Sie mit einer PowerPoint Präsentation beginnen, sollten Sie zuerst mit dem Folienmaster starten. Hier legen Sie Gestaltung Ihrer Folien fest. Sollten Sie während Ihrer Arbeit feststellen, dass einige Bereiche verändert werden müssen, genügt es die Änderungen im PowerPoint Folienmaster vorzunehmen. Dadurch werden automatisch alle Folien angeglichen. Der Folienmaster besteht aus drei Ebenen: Dem Folienmaster selbst, dem Layout und den einzelnen Folien.

Der Folienmaster

Der Folienmaster, manchmal auch Masterfolie genannt, bildet das Skelett des Foliensatzes. Dort werden wichtige Voreinstellungen für das Aussehen, zum Beispiel Schriftarten und Farben Ihrer Präsentation festgelegt. Um in PowerPoint auf den Folienmaster zu gelangen, klicken Sie auf Ansicht – Masteransichten – Folienmaster

Die Ansicht, wie man in den Folienmaster bei PowerPoint kommt

Das Layout

Innerhalb des Folienmasters werden im zweiten Schritt die Layouts festgelegt. Die Folienlayouts legen Formatierungs-, Positionierungsfelder für sämtliche Inhalte einer Folie fest. Sie markieren zum Beispiel wo die Überschriften, die Textpassagen oder Diagramme auf der Folie platziert werden sollen. Sie erreichen das Layout in PowerPoint über Start – Folien – Layout.

Der Folienmaster bei PowerPoint

Die einzelnen Folien

Die Folie ist die Ebene, in der die Inhalte der Präsentation eingefügt werden. Hier wird der Content Ihres Folienvortrages eingefügt.

Fertige Designs von PowerPoint

Sollten Sie in Eile sein oder wenn Sie einfach noch nicht die nötige Praxis haben, um mit eigenen Designs zu arbeiten, stellt PowerPoint eine Reihe komplett gestalteter Designs zur sofortigen Verwendung zur Verfügung. Die Vorteile liegen klar auf der Hand. Sie erhalten professionell vordefinierte Designs, die Sei nach Ihrem persönlichen Geschmack auswählen können. Es gibt eine große Bandbreite von Farben, Schriftarten und interessanten Effekten, die darauf warten, dass Sie Ihre Inhalte einfügen. Jede dieser Designvorlagen verfügt über einen Folienmaster und eine entsprechende Anzahl von Layouts. Diese Design-Vorlagen haben natürlich auch einige Nachteile. Es besteht die Gefahr, dass das von Ihnen ausgewählte Design von vielen anderen Anwendern ebenfalls genutzt wird. Sie haben zudem keine Möglichkeit innerhalb der Design-Vorlagen Änderungen vorzunehmen. Sie finden Sie im Folienmaster unter „Designs“.

Fertige Designs im Folienmaster

Eigene Gestaltungsmöglichkeiten mit dem PowerPoint Folienmaster

Richtig interessant wird es für fortgeschrittene Anwender, wenn Sie nicht die Standardraster von PowerPoint nutzen, sondern mit eigenen Layout-Ideen arbeiten. Dadurch können Sie sich eindrucksvoll vom Präsentations-Standard der Masse abheben. Auf die Gestaltungsmöglichkeiten, die Sie durch eigene Elemente erzielen können, werden wir im zweiten Teil eingehen.

Viele praktische Beispiele finden Sie in meinem Buch PowerPoint – Der Ratgeber für bessere Präsentationen, erschienen im Vierfarben-Verlag.

https://www.amazon.de/PowerPoint-Ratgeber-bessere-Pr%C3%A4sentationen-Aktuell/dp/3842101937

In unserem zweiten Teil zeigen wir Ihnen, wie Sie eine individuelle Gestaltung mit dem Folienmaster vornehmen, dafür klicken Sie einfach hier

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Referent und PowerPoint Trainer Matthias Garten

Dipl.-Wirtsch.-Informatiker Matthias Garten als der Experte für multimediales Präsentieren und professionelle PowerPoint-Präsentationen weiß um die Kunst der professionellen Foliengestaltung. Er ist Unternehmer, Speaker (TOP 100 Speaker), Trainer (TOP 100 Excellence Trainer), mehrfacher Buchautor, Präsentationscoach (Präsentationstraining), Mitglied der GSA und des Clubs 55, Organisator der Präsentationskonferenz, des Presentation-Bootcamps und Presentation Rocket Day. Neben PowerPoint- und Präsentationstrainings inspiriert und berät er Unternehmen, sich noch wirkungsvoller zu präsentieren und sich so von Mitbewerbern abzuheben. Er ist Geschäftsinhaber der Präsentations- und PowerPoint-Agentur smavicon Best Business Presentations und hat mit seinem Team seit 1993 über 10.000 professionelle PowerPoint-Präsentationen für über 150 Branchen erstellt.

Perfekt gestaltete PowerPoint-Folien mit eingebundenen Videos, Animationen und Grafiken, gehören heute zu den gängigen Anforderungen an eine erfolgreiche Präsentation. Der Präsentator sollte zudem souverän und rhetorisch versiert über das Präsentations-Thema referieren. Doch häufig werden immer noch Fehler bei der Gliederung gemacht, die schnell das Ergebnis ruinieren können. Heute geht es um die 5 entscheidenden Grundelemente, auf denen eine wirklich gute PowerPoint-Präsentation aufgebaut ist.

Alle Bestseller basieren auf einem Grundgerüst, das die gesamte Geschichte trägt. Es gibt einen Handlungsablauf, der gewissen Gesetzmäßigkeiten folgt. Die ganze Story basiert normalerweise auf bestimmten Mustern, die sich seit Jahrtausenden beim Erzählen von Geschichten bewährt haben. Deshalb ist es eher ungewöhnlich, wenn Sie auf der ersten Seite eines Kriminalromans schon erfahren, wer der Mörder ist. Erfolgreiche Bücher oder Filme verfügen über eine erkennbares Ende der Geschichte und hören nicht einfach auf. Es existieren also Erfolgsgesetze, die besser nicht verletzt werden. Ihre Präsentation ist auch eine Geschichte, Ihre Geschichte. Deshalb müssen Sie bestimmte Grundelemente berücksichtigen, wenn Sie erfolgreich präsentieren wollen.

Die Grundelemente einer Präsentation

Jede Präsentation sollte mit einer Einleitung beginnen, dann zu einem Hauptteil überleiten und mit einem Schlussteil enden. Das erscheint zuerst einmal banal, aber leider wird auf diese einfache Grundstruktur nicht immer eingegangen. Aber wenn Sie die fünf Grundelemente, die ich Ihnen gleich vorstelle für Ihre Präsentation nutzen, haben sie ein tragbares Gerüst, das Ihre Informationen und Botschaften sicher trägt.

Der Einleitungsteil

Die Einleitung hat die Aufgabe, Ihr Publikum abzuholen und auf die Inhalte der Präsentation vorzubereiten. Hier haben Sie die Möglichkeit, Aufmerksamkeit und Interesse für den Hauptteil aufzubauen und erste Basisinformationen weiterzugeben. Die Einladung kann in drei Teilbereiche untergliedert werden: Die Ausgangslage, das Problem, die Fragestellung oder These.

Wenn Sie mehr zur Einleitung in eine Präsentation erfahren wollen, lesen Sie unseren Blogbeitrag Die 12 erfolgreichsten Einstiege für Präsentationen.

Die Ausgangslage:

Nach der Begrüßung schildern Sie die aktuelle Ist-Situation in Ihrem Themenbereich. Dazu können Sie z.B. aktuelle Infos aus den Medien heranziehen. Hier können Sie schon einmal einen breiten Konsens mit Ihrem Publikum erzielen. Wenn Sie zum Beispiel vor Vertretern der Automobilindustrie sprechen könnten Sie zum Beispiel sagen: “Die Automobilbranche steckt in einer tiefen Krise, deren Ende nicht abzusehen ist. Der Vertrauensverlust einerseits und die Interventionen der Politik andererseits haben zu tiefen Einbrüchen geführt.“

Das Problem:

Nachdem Sie die aktuelle Situation dargestellt haben, bringen Sie das Hauptproblem oder die Hauptprobleme ins Spiel, die Sie eingehender betrachten wollen. Die Ist-Situation führt zu einem Problem. „Der Verbrennungsmotor seht aktuell in der Kritik. Doch Alternativen, wie das Elektrofahrzeug bergen viele Risiken für den Standort Deutschland und die Beschäftigten der Automobilindustrie. Experten räumen den deutschen Automobil-Produzenten nur eine 50:50-Überlebenschance ein.“

Die Frage oder These:

Nun können Sie eine Verbindung mit dem Hauptteil Ihrer Präsentation herstellen, indem Sie eine Frage stellen, oder eine These formulieren: “Wie können die Arbeitsplätze der rund 800.000 Beschäftigten in der Automobilindustrie nachhaltig gesichert werden? Wie das möglich ist, möchte ich Ihnen heute Abend vorstellen“. Oder: „Ich werde Ihnen heute erläutern, wie die deutsche Industrie aus dieser Krise gestärkt hervorgehen und sogar Wachstum generieren kann.“ Im Hauptteil müssen Sie Ihre Thesen dann belegen, bzw. die Fragen, die Sie gestellt haben beantworten. Je besser bzw. interessanter Sie diesen Teil gestalten, desto höher werden die Aufmerksamkeit und das Interesse an Ihren weiteren Erläuterungen. Mit der Frage/These können Sie Spannung aufbauen.

Es gibt natürlich Varianten zu dieser Gliederung. Manche Redner gehen direkter in die Präsentation und lassen die Ausgangslage weg. Sie erreichen die Aufmerksamkeit mit direkter Ansprache des Problems: „Meine Damen und Herren, wenn sich die Rahmenbedingungen in den kommenden Jahren nicht drastisch ändern, wird in zehn Jahren kein Auto mehr in Deutschland gebaut werden.“

Wichtig ist in der Einleitungsphase, dass Sie Ihr Publikum auf den Hauptteil neugierig machen.

Der Hauptteil

Der Hauptteil enthält die gesamte Palette an Informationen, Fakten, Zusammenhängen, Ideen und Lösungsansätzen der Präsentation. Dieser Hauptteil nimmt rund 70% der Präsentation ein. Hier geht es darum, Ihre Zuschauer von Ihren Botschaften zu überzeugen. Die einzelnen Elemente sollten gut gegliedert sein und logisch aufeinander aufbauen.

Der Schlussteil

Im Schlussteil haben Sie die Chance, Ihre wichtigsten Botschaften nochmals zusammenzufassen. Was sollen Ihre Zuschauer unbedingt als wichtigste Information mitnehmen? Diese Information muss hier nochmals platziert werden. Was soll Ihr Publikum nach der Präsentation zukünftig tun? In der Regel wünschen wir uns, dass sich das Mindset der Zuschauer ändert, dass sie auf bestimmte Weise handeln, z.B. etwas kaufen. Sie sollten am Schluss Ihrer Präsentation eine klare Handlungsaufforderung an Ihr Publikum richten. Man nennt dies Call-to-Action. Natürlich sollte am Ende einer guten PowerPoint-Präsentation auch Raum für Fragen aus dem Auditorium zur Verfügung stehen.

Eine gute PowerPoint-Präsentation führt das Publikum durch die Einleitung in das Thema hinein und begleitet es durch den Schlussteil wieder elegant und effektiv wieder hinaus in das Leben. Im Idealfall denken und handeln die Zuschauer nach der Präsentation so, wie Sie es sich gewünscht haben.

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Die Gestaltung von Präsentationen entwickelt sich immer weiter. Neue Techniken kommen hinzu, andere Elemente werden unmodern. Jedes Jahr gibt es neue Veränderungen, die sich in der Optik und Struktur von Präsentationen wiederspiegeln. Damit ein modernes, zeitgemäßes Design Ihrer Folien gelingt, möchten wir Ihnen zwei Trends vorstellen, die Sie bei Ihrem nächsten Projekt berücksichtigen sollten.

Muss man jeden Trend mitmachen? Nein, natürlich nicht. In vielen Bereichen des Lebens treten immer wieder neue Trends auf. Das fängt bei Mode, Ernährung und Fitness an und hört bei technischen Geräten längst nicht auf. Ob man in diesen Bereichen immer auf der Höhe der Zeit bleibt, oder aktuelle Entwicklungen einfach ignoriert, bleibt Jedem selbst überlassen. Warum also sollten sie sich über aktuelle Trends bei der Gestaltung von Präsentationen interessieren? Meine einfache Antwort: Wenn Sie eine wirklich professionelle Präsentation erstellen wollen, dann gehört zur Professionalität auch eine möglichst moderne Gestaltung. Ich zeige Ihnen zwei Trends, die zudem die Qualität Ihrer Darstellung deutlich erhöht.

Die beiden folgenden Trends stehen für die Fragen: Wie kann ich es meinem Publikum leicht machen mir zu folgen und wie bringe ich die Zuschauer zum Staunen?

Trend 1: Präsentationen mit 3D-Effekt

isometrische Darstellung bei der Gestaltung von Präsentationen

Präsentationen entwickeln sich wieder mehr Richtung 3D. Isometrische Darstellungen und Perspektiven sind im Moment wieder en Vogue. Damit kann man beispielsweise ein Hochhaus von vorne zeigen oder um 45 Grad drehen, damit es auch von der Seite zu sehen ist. 3D-Objekte auf den Folien sind wichtige Stilmittel, Flat-Design verliert an Bedeutung. Es gibt verschiedene Einsatzgebiete und Techniken, die bei Präsentationen verwendet werden können.

3D-Elemente als Eye-Catcher

In den letzten Jahren hat die Filmindustrie mit Spielfilmen in 3D-Technik für große Aufmerksamkeit in der Öffentlichkeit gesorgt. Die Nutzung von 3D-Brillen ist vielen Kinogängern vertraut. Auch bei Präsentationen können 3D-Effekte entweder durch grafische Gestaltung oder mit 3D-Brillen wirkungsvoll eingesetzt werden. In Zukunft werden 3D-Techniken weiter an Bedeutung gewinnen. Dazu gehört die 3D-Holografie. Mit 3D-Hologrammen können Objekte oder animierte Sequenzen frei im Raum schweben und von allen Seiten betrachtet werden. Hologramm-Projektoren werden bereits bei Messen, in Museen, Flag-Stores, bei Firmen-Präsentationen und Events als High-Tech-Element eigesetzt, um die Besonderheit und Wertigkeit eines Objekts in Szene zu setzen.

Trend 2: Das Bulletpoint-freie Darstellen von Inhalten

Große Textwüsten sind bei Präsentationen schon eine ganze Weile ein No-Go. Längst ist klar geworden, dass Fließtexte in Präsentationen absolute Aufmerksamkeits-Killer sind. Die meisten Referenten haben die zentralen Aussagen ihrer Texte deshalb für die Präsentation in Bulletpoints zusammengefasst. Mittlerweile werden diese durch Alternativen ersetzt, die moderner und für das Publikum besser zu erfassen sind:

Tabellen statt Bulletpoints

Wollen Sie mehrere Infos auf einer Folie zusammenfassen, dann eigenen sich einfache Tabellen besser als Bulletpoints. Wenn Sie Zahlen und Daten in Relation zu einander zeigen wollen, dann können Tabellen für die bessere Informationsverarbeitung nützlich sein. Auch hier gilt die Devise weniger ist mehr. Komplexe Diagramme und Fieberkurven sollten Sie nach Möglichkeit vermeiden, selbst dann, wenn Sie echte „Zahlenprofis“ wie Statistiker als Publikum haben. Auch die müssen sich auf die Erfassung der Inhalte konzentrieren und können Ihnen in dieser Zeit nicht gut zuhören.

Grafiken statt Bulletpoints

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. In diesem geflügelten Satz steckt viel Wahrheit. Auf einer guten Grafik können Sie mit einem Blick den gesamten Inhalt erfassen. Sie können Situationen, Prozesse und Zusammenhänge in einem Bild zusammenfassen. Botschaften werden dadurch schnell verständlich. Die vereinfachte Darstellung einer Information durch eine erläuternde Grafik hilft Ihren Zuschauern Informationen schneller und gehirngerecht zu verarbeiten.

Zahlen statt Bulletpoints

Lange Zahlenkolonnen sind für die meisten Menschen nur schwer zu erfassen. Manchmal kann aber eine einzelne Zahl eine starke Botschaft transportieren. Wenn diese Zahl noch mit einem Bild verbunden wird, ist die Wirkung noch größer. Stellen Sie sich vor Sie wollen den weltweiten Bierverbrauch pro Jahr darstellen. Dann genügt auf Ihrer Folie die Information „196 Milliarden Liter“. Wenn Sie als Hintergrund ein Bild mit Braukesseln wählen, können Sie die Botschaft dadurch noch tiefer im Gehirn des Publikums verankern. Die Trends 3D-Grafiken und Bulletpoint-frei, verfolgen letztendlich eine gleiche Richtung. Präsentationen sollen überzeugen und begeistern. Deshalb ist es in Ihrem eigenen Interesse, neue Trends, die dabei helfen die eigenen Botschaften besser zu vermitteln, in die eigene Gestaltung von Präsentationen einzubeziehen.

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Referent und PowerPoint Trainer Matthias GartenDipl.-Wirtsch.-Informatiker Matthias Garten als der Experte für multimediales Präsentieren und professionelle PowerPoint-Präsentationen weiß um die Kunst der professionellen Foliengestaltung. Er ist Unternehmer, Speaker (TOP 100 Speaker), Trainer (TOP 100 Excellence Trainer), mehrfacher Buchautor, Präsentationscoach (Präsentationstraining), Mitglied der GSA und des Clubs 55, Organisator der Präsentationskonferenz, des Presentation-Bootcamps und Presentation Rocket Day. Neben PowerPoint- und Präsentationstrainings inspiriert und berät er Unternehmen, sich noch wirkungsvoller zu präsentieren und sich so von Mitbewerbern abzuheben. Er ist Geschäftsinhaber der Präsentations- und PowerPoint-Agentur smavicon Best Business Presentations und hat mit seinem Team seit 1993 über 10.000 professionelle PowerPoint-Präsentationen für über 150 Branchen erstellt.

Wenn ein Unternehmen einen Stand auf einer Messe aufbaut, ist das Ziel natürlich Interesse bei Besuchern zu wecken. Unternehmer wollen damit Bestandskunden an sich binden oder Neukunden von Ihrem Angebot überzeugen. Dazu gehört auch eine ansprechende Ausstattung des Messestands. Wenn ich eine Messe besuche, interessiert mich schon aus beruflichen Gründen, wie Unternehmen ihre Messepräsentationen gestalten. Nicht selten finde ich schlecht platzierte Monitore, scheppernde Lautsprecher und völlig uninspirierte Präsentationen. Deshalb möchte ich Ihnen ein paar Hinweise für den richtigen Einsatz von Technik und den Präsentationsinhalten geben.

Tipps zur Technik:

1. Überprüfen Sie die Funktionsfähigkeit Ihres technischen Equipments unbedingt noch vor der Messe, um Reparaturen oder Geräteaustausch ohne Stress vornehmen zu können.

2. Binden Sie die Projektionen oder Monitore so in den Messestand und das Messekonzept ein, dass diese sehr gut von Besuchern gesehen werden können. Gut ist es auch, wenn diese sehr stark auffallen und aus der Masse herausstechen.

3. Große Projektionen von Präsentation werden von weitem gesehen und wenn die Inhalte spannend und interessant visualisiert wurden, werden dadurch viele Interessenten angezogen. Besonders bei der Neukundengewinnung ist das wichtig. Nutzen Sie also die Chance, sehr groß zu projizieren. Es erhöht Ihren Besucherstrom.

4. Auch eine ungewöhnliche Positionierungen von LCD- oder Plasma-Schirmen erzeugt Aufmerksamkeit, zum Beispiel Hochkant oder Diagonalaufhängungen bis hin zu bewegten Bildschirmen. Sprechen Sie im Vorfeld mit Ihrem Messebauer über interessante Lösungen.

5. Bedenken Sie immer, dass die Projektionen oder Monitore eine bestimmte Aufgabe erfüllen sollen. Das heißt, Sie müssen zum einen konkret in den Messestand und das Messekonzept eingeplant werden, zum anderen müssen die Inhalte und die Darstellung psychologisch fundiert aufgebaut sein, um eine echte Wirkung zu erzielen.

Tipps zur Präsentation:

Gut, nehmen wir an, dass Ihre Technik nun optimal funktioniert. Die erste wichtige Hürde ist genommen, wenn Messebesucher stehen bleiben, um sich Ihre Präsentation bis zum Ende anzusehen. Das ist sehr erfreulich, aber natürlich nicht das eigentliche Ziel. Sie möchten, dass die Besucher nach der Präsentation an Ihrem Messestand das Gespräch mit dem Standpersonal suchen und nach weiteren Informationen fragen. Dazu sollten Sie folgende Punkte beachten:

1. Zeigen Sie, sofern genehmigt, die absolut neuesten Produkte oder Dienstleistungen. Interessant sind auch Pilotprodukte oder Zukunftsstudien. Das Ziel sollte sein, die Messebesucher neugierig zu machen.

2. Die Menge der Inhalte bzw. die Informationsmenge einer Messepräsentation sollten stark reduziert sein, d.h. maximal eine Zeile Text. Tatsächlich wird alles, was darüber hinausgeht, nicht wahrgenommen. Stellen Sie sich einfach vor, wie viel Lust Sie hätten, auf einer Messe lange Texte zu lesen. Eine Messepräsentation, die mit PowerPoint erstellt worden ist, sollte daraufhin genau inspiziert werden. Weitere Beispiele finden Sie hier.

Beispielfolie einer KIA Präsentation mit Innenraum eines Autos im Hintergrund. Messepräsentation

3. Schaffen Sie einen konkreten Anreiz zu Ihrem Stand zu kommen. Welchen konkreten Nutzen können Sie den Messebesuchern bieten? Was würde ihnen entgehen, wenn sie nicht zu Ihnen kommen? Versuchen Sie eine Handlungsaufforderung zu formulieren, die mit einem klaren Vorteil verbunden ist. Vielleicht bieten Sie eine Weltneuheit an, oder die Lösung für ein brennendes Problem Ihrer Zielgruppe. Die Zuschauer Ihrer Präsentation sollten also in jedem Fall neugierig gemacht werden, auf Ihrem Stand zusätzliche Informationen zu erhalten.

Fazit für die Erstellung einer Messepräsentation

Nutzen Sie nach Möglichkeit moderne und auf Funktionsfähigkeit getestete Technik. Integrieren Sie Großprojektionen und Monitore in das Messekonzept und reduzieren Sie den Inhalt auf die wesentlichen Aussagen. Zeigen Sie Neues und bedenken Sie, dass Inhalt und Gestaltung psychologisch fundiert aufgebaut sein sollten. Wecken Sei die Neugier und schaffen Sie für die Besucher einen starken Anreiz nach weiteren Informationen zu fragen. Wenn Sie dies bei der Vorbereitung Ihrer multimedialen Messepräsentation im Blick haben, steht einer erfolgreichen Messe mit zahlreichen Besuchern nichts im Wege.

Für den ersten Teil unserer Tipps, klicken Sie hier.

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Referent und PowerPoint Trainer Matthias Garten

Dipl.-Wirtsch.-Informatiker Matthias Garten als der Experte für multimediales Präsentieren und professionelle PowerPoint-Präsentationen weiß um die Kunst der professionellen Foliengestaltung. Er ist Unternehmer, Speaker (TOP 100 Speaker), Trainer (TOP 100 Excellence Trainer), mehrfacher Buchautor, Präsentationscoach (Präsentationstraining), Mitglied der GSA und des Clubs 55, Organisator der Präsentationskonferenz, des Presentation-Bootcamps und Presentation Rocket Day. Neben PowerPoint- und Präsentationstrainings inspiriert und berät er Unternehmen, sich noch wirkungsvoller zu präsentieren und sich so von Mitbewerbern abzuheben. Er ist Geschäftsinhaber der Präsentations- und PowerPoint-Agentur smavicon Best Business Presentations und hat mit seinem Team seit 1993 über 10.000 professionelle PowerPoint-Präsentationen für über 150 Branchen erstellt.

Viele Unternehmen verwenden Präsentationen für ihren Messeauftritt. Messen haben allerdings ihre eigenen Spielregeln. Das gilt sowohl für das Umfeld und die Zielgruppe, als auch für die Vorbereitung und die praktische Umsetzung. Mit einer wirkungsvoll inszenierten Messepräsentation können Sie die gewünschte Aufmerksamkeit erzeugen und sofort Neukunden gewinnen.

Vielleicht erinnern Sie sich an Ihren letzten Messebesuch. Sie gingen vermutlich durch riesige Messehallen an unzähligen Ständen vorbei. Tausende von Besuchern wimmelten zwischen den Ständen umher. Wahrscheinlich hatten Sie sich einige Firmen vorgemerkt, deren Messestand Sie besuchen wollten. Was hat Ihre Aufmerksamkeit erregt? Wo sind Sie stehen geblieben und haben sich spontan eine Messepräsentation angeschaut? Genau an diesem Stand hat die beauftragte Präsentationsagentur alles richtig gemacht.

Ihre Messepräsentation muss innerhalb weniger Sekunden Interesse wecken.

Für eine Messe gilt Ähnliches wie für die eigene Homepage: Die Aufmerksamkeit der Besucher muss innerhalb weniger Sekunden gewonnen und dann gebunden werden, sonst springen sie ab. Wenn Sie Neukunden gewinnen wollen, brauchen Sie eine wirklich gute Teaser-Präsentation (to tease = anziehen), die Interessenten anzieht. Etwas anders ist der Fall, wenn Sie Bestandskunden, die ohnehin zu Ihrem Stand kommen, über  Neuentwicklungen informieren wollen. Aber auch hier gilt es, die Aufmerksamkeit dieser Kunden zu binden.

Unsere Präsentations-Tipps für Ihren Messeauftritt 

  1. Legen vorab genau das Ziel fest, das mit der Präsentation erreicht werden soll. Wollen Sie in erster Linie Neukunden oder Bestandkunden ansprechen? Welche Inhalte sind wichtig? Gibt es Neuheiten, die vorgestellt werden sollen? Das Ziel bestimmt auch Präsentationsart, Technik, Gestaltung und Inhalt der Messepräsentation.
  1. Die Präsentation muss Aufmerksamkeit erzeugen und zwar von der ersten bis zur letzten Sekunde. Bedenken Sie, dass auf der Messe zur gleichen Zeit wahrscheinlich unzählige Präsentationen in Dauerschleife laufen und zusätzlich noch andere Events das Publikum binden sollen.
  1. Zeigen Sie viele Bilder, die interessant und ungewöhnlich aussehen. Sorgen Sie für Faszination. Hier bieten sich Animationen und Filmclips Denken Sie über Bilder und Effekte nach und investieren Sie hier viel Zeit und Know-how.
    Hier finden Sie Beispiele dazu.
  1. Denken Sie daran, dass es bei einer Messepräsentation keinen Anfang und kein Ende gibt. Das bedeutet für Sie, die Präsentation muss zu jedem Zeitpunkt interessant wirken und auf den Punkt kommen. Verfahren Sie lieber nach dem Motto „Weniger ist mehr“ und legen Sie Wert auf eine ausgefeilte psychologische Wirkung.
  1. Bieten Sie einen konkreten Nutzen an. Natürlich soll Ihre Präsentation die Aufmerksamkeit und Neugierde der Zuschauer wecken und im Idealfall sogar Spaß machen. Aber letztlich sind die Messebesucher nicht nur zur Unterhaltung angereist, sondern sie verfolgen ein Ziel, sie wollen nützliche Informationen.
  1. Benutzen Sie auf jeden Fall verschiedene Arten von Animationen in PowerPoint, beispielsweise Zoom oder Pfad-Animationen. Denn die Mehrzahl der vorbeigehenden Messebesucher wird nur einen flüchtigen Blick auf Ihr Display werfen. Wird das Interesse geweckt, verharrt der Blick und die Person bleibt stehen. Denken Sie immer daran, dass jemand im Schnitt nur max. 30 Sekunden auf Ihr Display schaut. Wirkt das Dargestellte zu langweilig, geht der Besucher weiter.
    Wie smarte Animationen aussehen können, finden Sie hier.
  1. Innovative Projektionstechniken, wie beispielsweise räumliche 3D-Stereo-Präsentationen mit 3D-Brillen, erhöhen zwar zunächst den Aufwand, sie erzeugen aber ein hohes Maß an Aufmerksamkeit. 3D-Technik weckt die Neugier. Sie können damit mehr Publikum auf Ihren Messestand locken. Und wer sich die 3D-Brille erst einmal aufgesetzt hat, wird sich sehr wahrscheinlich die Präsentation bis zum Ende anschauen.

Weitere Tipps erhalten Sie im zweiten Teil.

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Referent und PowerPoint Trainer Matthias GartenDipl.-Wirtsch.-Informatiker Matthias Garten als der Experte für multimediales Präsentieren und professionelle PowerPoint-Präsentationen weiß um die Kunst der professionellen Foliengestaltung. Er ist Unternehmer, Speaker (TOP 100 Speaker), Trainer (TOP 100 Excellence Trainer), mehrfacher Buchautor, Präsentationscoach (Präsentationstraining), Mitglied der GSA und des Clubs 55, Organisator der Präsentationskonferenz, des Presentation-Bootcamps und Presentation Rocket Day. Neben PowerPoint- und Präsentationstrainings inspiriert und berät er Unternehmen, sich noch wirkungsvoller zu präsentieren und sich so von Mitbewerbern abzuheben. Er ist Geschäftsinhaber der Präsentations- und PowerPoint-Agentur smavicon Best Business Presentations und hat mit seinem Team seit 1993 über 10.000 professionelle PowerPoint-Präsentationen für über 150 Branchen erstellt.

Die Gestaltungsgrundlagen von Präsentationen entwickeln sich unaufhörlich weiter. Vieles was noch vor wenigen Jahren Standard war, wird heute kaum noch angewendet. Das Design der PowerPoint-Präsentationen und die Performance des Referenten müssen immer wieder an die aktuellen Erfordernisse angepasst werden. Wir zeigen Ihnen was sich in den letzten fünf Jahren alles geändert hat.

Die einzige Konstante ist die Veränderung. Das trifft auch auf professionelle Präsentationen zu. Die Entwicklungen schreiten teilweise so rasant voran, dass eigentlich nur Profis, die beruflich täglich mit Präsentationen zu tun haben, den Überblick behalten können. Aber muss man tatsächlich jeden Trend und jede neue Technik in seine Präsentation einbeziehen? Wenn Sie wirklich durch einen professionellen Auftritt überzeugen wollen, heißt die Antwort im Regelfall ja. Gestaltung und Präsentationstechnik können schnell altbacken wirken, wenn man vor einem erfahrenen Publikum alte Techniken anwendet. Mag der Inhalt noch so faszinierend sein – das Risiko „old school“ zu wirken ist groß und kann bei den Zuschauern schnell zu Zweifeln führen, ob der Redner wirklich mit seinen Inhalten auf der Höhe der Zeit ist. Im Zweifelsfall ist es sicherer, eine Präsentations-Agentur zu beauftragen, um eine innovative Präsentation erstellen zu lassen. Das Risiko mit eigenen Mitteln nur ein zweitklassiges Ergebnis zu erzielen ist groß und kann dazu führen, dass Sie Ihr Publikum nicht wirklich begeistern. Damit Sie die Veränderungen der letzten fünf Jahre einmal kennenlernen, hat Ihnen Smavicon die 10 wichtigsten Neuerungen  zusammengestellt:

  1. Die Verkürzung von Vortragszeiten. Bring es auf den Punkt, ist die Devise. Folienschlachten mit über 20 Slides und 30 Minuten Vortrag sind immer weniger gefragt. Kurze Impulsvorträge von wenigen Minuten Länge werden immer populärer. Vorstände lassen oft nur noch 5 Minuten Präsentation mit Slides zu.
  2. Das Rednerpult kommt aus der Mode. Der Referent soll dynamischer sein und gut sichtbar im Mittelpunkt stehen. Freies stehen vor einer möglichst großen Leinwand gilt heute als absolut schick und innovativ.
  3. Online-Präsentationen nehmen zu. Immer häufiger werden Präsentationen nicht mehr direkt vor einem Publikum gehalten. Mehr als 50% aller Präsentationen werden mittlerweile auf Online – Konferenzen und in Online – Meetings gezeigt.
  4. Klassische Rhetorik ist out.
  5. Natürliche Rhetorik ist in. Das Publikum mag „echte“ Menschen, die ihre Geschichte authentisch erzählen. Ungeübte Redner, die ihr Anliegen in eigenen Worten formulieren, kommen beim Publikum oft besser an als die Profis mit ihren perfekt ausgefeilten Vorträgen.

Zwei Präsentations-Megatrends bestimmen das Vortragsbild besonders: Ein spannendes Storytelling und eine starke Visualisierung. In beiden Fällen eine ganz hohe Schule, die aber absolut durchschlagende Ergebnisse liefert

  1. Storytelling ist in aller Munde. Zu einem guten Vortrag bzw. einer guten Präsentation gehört eine Geschichte. Früher galt es je mehr Fakten, Nutzenargumente, Vorteile, desto besser. Heute müssen Geschichten, gespickt mit Infos, den Hauptteil der Überzeugungskraft leisten. 
  2. Professionelle Visualisierung. Eine auf das storytelling exakt abgestimmte Präsentation mit einer überzeugenden Umsetzung, ist der zweite Megatrend. In den Smavicon Präsentationstrainings geht es deshalb unter anderem darum, die eine Story an allen wichtigen Stellen durch optimierte Visualisierungen verstärken. Visualisierung wird heute höher bewertet als Rhetorik. Eine starke Visualisierung untermauert die Professionalität. Informationen und unterhaltende Elemente unterstützen die zentrale Botschaft.
  3. Bildliche Kommunikation. Die sogenannte dritte Kommunikationswelle hat vor rund 20 Jahren begonnen und macht auch vor Präsentationen nicht halt. Dabei geht es um bildliche Kommunikation. Wir übertragen dabei Wissen und Informationen per Grafik und Bild. Einzelne Worte oder auch umfangreiche Texte werden mehr und mehr von Icons und Piktogramme ersetzt bzw. übersetzt. Animationen ersetzen zudem statische Slides.
  4. 3-D-Design. Seit 2016 ändern sich die Design-Elemente. Früher waren zum Beispiel Flat –Designs (grafisch minimalistischer Gestaltungsstil), Material –Designs (erhabene Bereiche, leichter Tiefeneffekt), oder Texture –Designs (Oberflächenstruktur eines grafisch dargestellten Objekts) weit verbreitet. Heut geht der Trend hinzu 3D-Designs. In 2019 wird die isometrische Darstellung ihren Erfolgsweg gehen. Wie das aussehen könnte, erfahren Sie hier
  5. PowerPoint ist die unangefochtene Nummer eins. PowerPoint ist das dominierende Präsentationswerkzeug am Markt. Es existieren weitere 46 Präsentationstools, die jedoch kaum Marktanteile gewinnen konnten. Dazu gehören zum Beispiel Keynote oder Prezi. PowerPoint hat die Funktionalität der Nischenanbieter mit 2016 integriert und bietet in der Software immer mehr KI (Künstliche Intelligenz) Elemente an, wie zum Beispiel die automatische Bearbeitung von Bildern.

Diese Trends werden in den kommenden Jahren bleiben oder sogar noch an Bedeutung gewinnen. Sie zu ignorieren würde bedeuten, dass Sie auf wichtige Erfolgshebel für Ihre gelungene Präsentation verzichten. Erfahren Sie hier mehr zu den aktuellen Trends in unseren Präsentationstrainings.

Portrait von Trainer Matthias Garten - Experte für Präsentationen und PowerPointDipl.-Wirtsch.-Informatiker Matthias Garten als der Experte für multimediales Präsentieren und professionelle PowerPoint-Präsentationen weiß um die Kunst der professionellen Foliengestaltung. Er ist Unternehmer, Speaker (TOP 100 Speaker), Trainer (TOP 100 Excellence Trainer), mehrfacher Buchautor, Präsentationscoach (Präsentationstraining), Mitglied der GSA und des Clubs 55, Organisator der Präsentationskonferenz, des Presentation-Bootcamps und Presentation Rocket Day. Neben PowerPoint- und Präsentationstrainings inspiriert und berät er Unternehmen, sich noch wirkungsvoller zu präsentieren und sich so von Mitbewerbern abzuheben. Er ist Geschäftsinhaber der Präsentations- und PowerPoint-Agentur smavicon Best Business Presentations und hat mit seinem Team seit 1993 über 10.000 professionelle PowerPoint-Präsentationen für über 150 Branchen erstellt.

Referenten laufen schnell Gefahr ihre PowerPoint-Präsentation mit Informationen zu überfrachten. Damit wird das Publikum schnell überfordert und verwirrt. Die Kunst einer guten Präsentation besteht darin, die wichtigen Botschaften herauszufiltern und überzeugend darzustellen.    

Wenn Sie Ihre Präsentation vorbereiten, beginnen Sie in der Regel mit der Informationssuche. Je nach Thema können dabei schnell große Mengen an Daten zusammenkommen.

Sie stellen vielleicht fest, dass viele Aspekte für Ihre Präsentation wichtig sind und eigentlich alle der Vollständigkeit halber Ihrem Publikum mitgeteilt werden müssten. Doch wie bekommt man all die Infos in einen Foliensatz? Entweder können Sie eine riesige Menge an Folien erstellen, damit alle wichtigen Botschaften in Ihrer Präsentation berücksichtigt werden können. Oder Sie müssen versuchen auf jeder einzelnen Folie so viele Infos wie möglich einzubauen. Beide Strategien werden Ihr Auditorium wenig begeistern. Im ersten Fall müssen die Zuschauer oft eine endlos wirkende Reihe an Folien über sich ergehen lassen. Ich habe schon Präsentationen erlebt, in der über 100 Folien gezeigt wurden. Das kann und will sich niemand merken. Im zweiten Fall werden die Folien mit Information völlig überfrachtet. Doch wer sich auf die Daten einer Folie konzentrieren muss, hört nur mit halben Ohr dem Referenten zu, und wer sich auf den Referenten konzentriert, kann nicht nebenbei Texte lesen, Tabellen verstehen und Diagramme deuten. In beiden  Fällen werden Sie Ihr Publikum irgendwann verlieren, weil der „Overkill“ an Botschaften dazu führt, dass man den Faden verliert. Konzentrieren Sie sich besser auf die Kernbotschaften Ihrer Präsentation und versuchen Sie diese in Ihrer Präsentation überzeugend herauszuarbeiten. 

Konzentrieren Sie sich auf die entscheidenden Informationen

Hand aufs Herz: Wenn Sie sich einen Vortrag anhören, können Sie sich alles merken, was der Referent sagt? Wissen Sie nach ein paar Tagen noch, was auf den einzelnen Folien stand? Vermutlich werden Sie aus einer Präsentation einige wesentliche Informationen für sich mitnehmen, nicht jedoch alle vorgestellten Details. Das ist völlig normal. Aber wenn es ohnehin unwahrscheinlich ist, dass sich die Zuschauer den gesamten Vortrag merken können, wäre es doch wichtig Einfluss darauf zu nehmen, was bei Ihrem Auditorium langfristig „hängen bleibt“. Was also sollte Ihr Publikum auf alle Fälle aus Ihrem Vortrag mitnehmen? Konzentrieren Sie sich bei der Gestaltung Ihrer Präsentation auf die Infos, die Ihnen wirklich wichtig sind.  

Haben Sie den Mut freie Räume auf Ihrer PowerPoint-Präsentation zuzulassen

Moderne Präsentationen zeichnen sich oft durch einen gewissen Minimalismus aus. Dabei wird meistens nur eine einzige Botschaft oder Aussage pro Folie verwendet. Die Folie wirkt auf diese Weise aufgeräumt, klar und auf wesentliche Botschaften optimiert. Diese lassen sich schnell erfassen. Dadurch kann der Leser auf diese eine wichtige Information der Folie konzentrieren und gleichzeitig den Ausführungen des Referenten mühelos folgen.      

Wie finde ich für meine PowerPoint-Folien die Kernbotschaften?

Was muss unbedingt auf eine Folie und was kann weggelassen werden? Wer sich schon einmal diese Fragen gestellt hat, weiß wie schwer sie oft zu beantworten sind.  

Folgende Fragen können Ihnen bei der Auswahl helfen: 

 

  • Muss das Publikum wirklich alle Informationen bekommen, oder genügt auch weniger Input, um Ihre Botschaft zu erfassen? Was soll Ihr Auditorium aus Ihrem Vortrag mitnehmen? Versuchen Sie die wichtigsten Kernbotschaften zusammenzufassen und in Ihrem Foliensatz darzustellen. Wie können diese Kernbotschaften kurz und bündig vermittelt werden? Was könnte dabei helfen (Foto, Grafik, etc.) Ihre Botschaft zu verdeutlichen? 

 

  • Kann eine Botschaft auf einen wichtigen Schlüsselsatz oder eine erklärende Grafik reduziert werden? Häufig werden Folien genutzt, um Informationen in langen Textpassagen abzubilden. Der Zuschauer muss in dem Fall gleichzeitig lesen, dem Redner zuhören und die Informationen für sich zusammenführen. Das ist anstrengend und kann irgendwann zur völligen Aufgabe führen. Ihre Botschaften werden auf diese Weise vermutlich nicht aufgenommen.  
  •  Verstärken die Folieninhalte die Aussagen meines Vortrages? Letzen Endes dienen Ihre Folien dazu, Ihre Thesen und Botschaften, die Sie während Ihres Vortages formulieren eindrucksvoll zu unterstreichen. Unterliegen sie besser nicht der Versuchung, Ihren Foliensatz als Quelle von zusätzlichen Informationen zu nutzen. In dem Fall müssen sich Ihre Zuschauer entscheiden, ob sie sich auf Sie konzentrieren, oder Ihre Folien studieren.  

Ein Präsentations-Experte entdeckt auch kleine, aber vielleicht erhebliche Fehler

Der Aufwand, eine professionelle Präsentation zu erstellen, ist enorm. Es ist daher fatal, wenn Ihre Botschaften vom Publikum nicht oder nur unzureichend erfasst werden. Im Zweifelsfall sollten Sie Ihr Konzept daher besser von Experten einer Präsentationsagentur gegenchecken lassen. Oft schleichen sich kleine Fehler im Präsentations-Aufbau ein, die jedoch fatale Auswirkungen auf das Gesamtergebnis haben können.       

 


Portrait von Trainer Matthias Garten - Experte für Präsentationen und PowerPointDipl.-Wirtsch.-Informatiker Matthias Garten als der Experte für multimediales Präsentieren und professionelle PowerPoint-Präsentationen weiß um die Kunst der professionellen Foliengestaltung. Er ist Unternehmer, Speaker (TOP 100 Speaker), Trainer (TOP 100 Excellence Trainer), mehrfacher Buchautor, Präsentationscoach (Präsentationstraining), Mitglied der GSA und des Clubs 55, Organisator der Präsentationskonferenz, des Presentation-Bootcamps und Presentation Rocket Day. Neben PowerPoint- und Präsentationstrainings inspiriert und berät er Unternehmen, sich noch wirkungsvoller zu präsentieren und sich so von Mitbewerbern abzuheben. Er ist Geschäftsinhaber der Präsentations- und PowerPoint-Agentur smavicon Best Business Presentations und hat mit seinem Team seit 1993 über 15000 professionelle PowerPoint-Präsentationen für über 150 Branchen erstellt.

In einer Präsentation geht es darum Informationen so aufzubereiten, dass die Zuschauer die Argumentation des Referenten schnell verstehen und idealerweise selbst übernehmen. Wir haben schon gesehen, wie man den Vorher-Nachher-Effekt für eine überzeugende Präsentation einsetzen kann. Die direkte Gegenüberstellung beispielsweise zweier Produkte mit ihren Merkmalen, Vorzügen und Defiziten ist eine weitere gute Möglichkeit Folien effektiv für Ihre Argumentation zu nutzen.

Unterschiede auf einen Blick. Mit der Gegenüberstellung von zwei oder mehr Objekten, Prozessen, Ideen oder Zuständen auf einer Folie können Eigenschaften, Vorteile oder Nachteile miteinander verglichen werden.  Die Werbung nutzt dieses Stilelement sehr häufig. Gegenüberstellungen sind beispielsweise bei Produktvergleichen beliebt. Wie schlägt sich das neuste Produkt von Samsung im Vergleich mit Apple? BMW, Mercedes oder Audi – welche Marke führt die Oberklasse an? Die Leihwagenfirma Sixt nutzt humorvolle Gegenüberstellungen um Aufmerksamkeit zu erzeugen. Ein Plakat zeigte zum Beispiel links das Portrait unserer Verteidigungsministern und auf der rechten Seite das Gesicht einer Sixt-Angestellten. Der Werbespruch dazu lautete „Von der Leyen. Oder von der leihen.“  Sie kennen sicher auch die Gegenüberstellungen die bei der Stiftung Warentest verwendet werden, um den Lesern auf einen Blick die Unterschiede zwischen getesteten Staubsaugern, Fernsehern oder Rasierern zu präsentieren. Diese Technik kann bei Präsentationen genauso eingesetzt werden.

Die einfachste Art der Anwendung ist die Nutzung der PowerPoint-Vorlage „Vergleich“ mit der Möglichkeit zwei Objekte oder Ideen direkt miteinander zu vergleichen. Hier können Sie zum Beispiel pro und contra zu einem Thema zusammenfassen indem Sie auf der linken Seite die positiven und auf der rechten die negativen Aspekte oder Eigenschaften aufzählen.

 

Binden Sie Ihr Publikum ein und lassen Sie über zwei Alternativen abstimmen.  

In einigen Fällen nutzt der Präsentator die Gegenüberstellung um eine direkte Entscheidung von seinen Zuschauern über zwei Alternativen zu erhalten. Ein Anlass kann zum Beispiel die Abstimmung von Mitarbeitern einer Abteilung über zwei verschiedene Vorgehensweisen sein. Genauso können bei einer Firmen-Präsentation vor Kunden auf diese Weise alternative Angebote zusammenfassend präsentiert werden. Man kann auf diese Weise auch ein wenig seine Zielgruppe erforschen, indem man sein Publikum direkt fragt welche von zwei gegenübergestellten Möglichkeiten sie besser finden. Das könnte zum Beispiel das Verpackungsdesign eines Produkts sein; welche Verpackung spricht die Zuschauer mehr  an? Oder welcher zur Wahl stehende Slogan wird von Ihrem Auditorium als passender empfunden?

Vergleiche bei einer Präsentation sind nicht auf die Folien beschränkt.

Als Referent haben Sie Möglichkeit Gegenüberstellungen auch außerhalb Ihrer PowerPoint-Folien zu verwenden. Sie erhöhen die Aufmerksamkeit,  wenn sie beispielsweise Gegenstände die verglichen werden sollen direkt zeigen. Diese Art von „live“-Gegenüberstellungen eigenen sich natürlich nur, wenn das Publikum die Chance hat die zu vergleichenden Gegenständen auch zu erkennen. Referieren Sie über Laptops können Sie die Exemplare hochalten, damit Ihr Auditorium einen ersten Eindruck bekommt. Es gibt aber sicher aussagekräftigere Gegenüberstellungen, die geradezu plakativ Unterschiede erkennbar macht und besser wirkt aus einen Folie. Stellen Sie sich vor, Sie wollen den Preisunterschied zwischen Feinkostläden und Discountern vergleichen.  Es wird jeweils mit einem großen Einkaufszettel und 100 Euro Budget eingekauft. Wie weit kann der Einkaufszettel  in den zwei Märkten abgearbeitet werden? Sie können zwei Einkaufskörbe mit den beiden Einkäufen auf den Tisch stellen und vor Ihrem Publikum auspacken. Wo bekommt man mehr für 100 Euro? Das dürfte Ihrem Publikum mit dieser plastischen Gegenüberstellung sehr einprägsam klar werden.

Überall dort wo Sie in Ihrer Präsentation Unterschiede herausheben wollen, können Sie Formen der Gegenüberstellung in Ihren Vortrag einbinden. Setzen Sie Ihre Kreativität ein, um die Vergleiche zu anschaulich wie möglich zu gestalten.


Portrait von Trainer Matthias Garten - Experte für Präsentationen und PowerPointDipl.-Wirtsch.-Informatiker Matthias Garten als der Experte für multimediales Präsentieren und professionelle PowerPoint-Präsentationen weiß um die Kunst der professionellen Foliengestaltung. Er ist Unternehmer, Speaker (TOP 100 Speaker), Trainer (TOP 100 Excellence Trainer), mehrfacher Buchautor, Präsentationscoach (Präsentationstraining), Mitglied der GSA und des Clubs 55, Organisator der Präsentationskonferenz, des Presentation-Bootcamps und Presentation Rocket Day. Neben PowerPoint- und Präsentationstrainings inspiriert und berät er Unternehmen, sich noch wirkungsvoller zu präsentieren und sich so von Mitbewerbern abzuheben. Er ist Geschäftsinhaber der Präsentations- und PowerPoint-Agentur smavicon Best Business Presentations und hat mit seinem Team seit 1993 über 15.000 professionelle PowerPoint-Präsentationen für über 150 Branchen erstellt.

Zahlen oder Statistiken transportieren wichtige Informationen. Gerade bei wissenschaftlichen Präsentationen sind Zahlen und Kennziffern unverzichtbar. Aber auch bei Unternehmenspräsentationen oder Statusreports werden häufig Zahlen eingebunden. Leider transportieren Zahlen aber auch ziemlich abstrakte Informationen. Das kann für das Publikum schnell ermüdend oder verwirrend werden, wenn das Zahlenmaterial nicht gehirngerecht aufbereitet wird 

Kaum eine Präsentation kommt ganz ohne Zahlen aus

Eine PowerPoint-Präsentation, die ganz ohne Zahlen auskommt, wird es eher selten geben. Richtig eingesetzt, transportieren sie wichtige Informationen zu den Zuschauern. In der Realität wird die Präsentation von Zahlen allerdings schnell zum Aufmerksamkeits-Killer. Oftmals wird das Publikum mit Zahlen und Statistiken regelrecht bombardiert und verwirrt. Und schon nach wenigen Minuten hat der Großteil der Zuschauer schon wieder alles vergessen. Das ist schade, denn richtig eingesetzt, können Ihnen Zahlen bei der Verstärkung Ihrer Botschaften von enormem Nutzen sein.

Sieben Tipps zur besseren Wirkung von Zahlen in Präsentationen

Dabei können geschickt inszenierte Zahlen Betroffenheit erzeugen oder Bewunderung hervorrufen. Die folgenden Tipps sollen Ihnen dabei helfen, Zahlen so zu transportieren, dass sie bei den Zuhörern auch wirklich ankommen. Das ist vor allem für diejenigen interessant, die als Designer Präsentationen erstellen oder auf der Suche nach Stellen für Mediengestalter und Quereinsteiger sind.

1. Tipp:

Beschränken Sie sich auf wenige, besonders wichtige Kennzahlen und Statistiken. Nach dem Motto „viel hilft viel“ werden Präsentationen oft mit Zahlenmaterial völlig überfrachtet. Dabei kommen selbst eingefleischte Statistik-Fans an ihre Grenzen. Überlegen Sie sich bei der Planung Ihrer Präsentation lieber genau, welche Zahlen und Statistiken besonders aussagekräftig sind und Ihre Botschaften untermauern.

2. Tipp:

Bauen Sie besonders wichtige Zahlen in eine Geschichte ein. Es ist erwiesen, dass sich Menschen an Informationen, die in eine interessante Story eingebettet sind, besser merken können. Somit könnten die aktuellen Geschäftszahlen eines Automobilunternehmens in eine Erfolgsgeschichte des Unternehmens eingebettet werden. Beschreiben Sie die bescheidenen Anfänge des Gründers, die ersten großen Erfolge und was er wohl heute sagen würde, wenn er wüsste, dass seine Firma sage und schreibe 10 Millionen PKWs pro Jahr verkauft.

3. Tipp:

Runden Sie Zahlen. Natürlich sollten Sie keine Phantasiezahlen präsentieren, sondern die richtigen Zahlenwerte aus Ihren Quellen übernehmen. Aber meistens können Ihre Zuschauer Zahlen besser aufnehmen und abspeichern, wenn sie auf- oder abgerundet werden. Anstelle von einer Untersuchung von 967.699 Privathaushalten zu sprechen könnten Sie sagen, dass rund eine Million Privathaushalte untersucht wurden.

4. Tipp:

Machen Sie Zahlen durch Erklärungen verständlicher. Oft können wir eine Zahl nicht richtig einordnen, weil wir keine Vergleichsgröße dazu kennen. Wenn Sie in einer Präsentation die jährliche Bierproduktion in Deutschland mit 96.000 Hektolitern angeben, werden sich viele Zuschauer nicht so recht vorstellen können, wieviel das ist. Das menschliche Gehirn kann mit der abstrakten Zahl nicht viel anfangen. Wenn Sie erklären, dass dies dem Inhalt von xx Schwimmbädern entspricht, wird die Zahl verständlicher.  Ein Bericht über das jährliche Produktionsvolumen einer Zementfabrik bleibt vermutlich für die meisten Zuhörer abstrakt. Wenn der Vortragende erklärt, dass pro Stunde 10 Eisenbahnwaggons an Zement produziert wird, entsteht bei Ihrem Publikum eine Vorstellung davon, wie groß diese Menge ist.

5. Tipp:

Setzen Sie Zahlen in Vergleich. Wenn Sie erzählen, dass Sie täglich 1000 Besucher in Ihrem Webshop haben, können Ihre Zuhörer wenig damit anfangen, weil sie nicht wissen, ob das nun viel oder wenig ist. Wenn Sie aber erläutern, dass Ihre Mitbewerber weltweit zusammen nur 50 Besucher haben, wird die Zahl verständlich.

6. Tipp:

Tabellen nach Möglichkeit durch Infografiken ersetzen. Infografiken sind, wenn sie gut gemacht wurden,  mit einem Blick schnell zu erfassen. Die Grafik bereitet die Zahlenwerte so auf, dass die Ergebnisse klar zu erkennen sind. Bei Tabellen müssen sich die Zuschauer alle Zahlenwerte erst selbst erfassen, was sehr mühsam sein kann.

7. Tipp:

Binden Sie den Zuhörer in Ihre Zahlenbeispiele ein. Menschen interessieren sich besonders für Zahlen und Statistiken, wenn sie für sie selber relevant sind. Besonders interessant sind alle Daten, die etwas über die eigenen Einsparmöglichkeiten, Kosten, Gewinne, Risiken usw. aussagen. Wenn Sie zum Beispiel die aktuellen Schulden Deutschlands verständlicher machen wollen, können Sie einerseits Die Zahlen auf das einzelne Individuum herunterrechnen. Sie können die Zahl zum Verständnis aber auch größer machen und erläutern, dass zum Abbau der aktuellen Schulden alle Bürger 500 Jahre benötigen würden. Auch auf diese Weise erwecken Sie beim Publikum ein Gespür für die Relevanz Ihrer Daten.


Portrait von Trainer Matthias Garten - Experte für Präsentationen und PowerPointDipl.-Wirtsch.-Informatiker Matthias Garten als der Experte für multimediales Präsentieren und professionelle PowerPoint-Präsentationen weiß um die Kunst der professionellen Foliengestaltung. Er ist Unternehmer, Speaker (TOP 100 Speaker), Trainer (TOP 100 Excellence Trainer), mehrfacher Buchautor, Präsentationscoach (Präsentationstraining), Mitglied der GSA und des Clubs 55, Organisator der Präsentationskonferenz, des Presentation-Bootcamps und Presentation Rocket Day. Neben PowerPoint- und Präsentationstrainings inspiriert und berät er Unternehmen, sich noch wirkungsvoller zu präsentieren und sich so von Mitbewerbern abzuheben. Er ist Geschäftsinhaber der Präsentations- und PowerPoint-Agentur smavicon Best Business Presentations und hat mit seinem Team seit 1993 über 15.000 professionelle PowerPoint-Präsentationen für über 150 Branchen erstellt.

Jeder Referent möchte mit seiner Präsentation möglichst überzeugend sein. Je besser die Darstellung der Fakten und die Argumentationsstränge aufgebaut sind, desto leichter können Sie die Zuschauer für Ihre Argumente gewinnen. Besonders wirkungsvoll ist die Gegenüberstellung eines Zustands vor einem Ereignis mit dem Zustand danach. Die Werbung setzt dieses Instrument seit Jahrzehnten mit Erfolg ein. Ein Vorher-Nachher-Vergleich funktioniert genauso gut bei einer Präsentation.

Vorher-Nachher-Vergleich als populäres Prinzip

Die Werbung und die Boulevardpresse arbeiten sehr häufig mit einem Vorher-Nachher-Vergleich. Wie oft haben wir Anzeigen von irgendwelchen Diäten gesehen, die zeigen, wie sich aus einer korpulenten, unscheinbaren Person nach der Anwendung einer Diät ein dynamisch und jugendlich wirkender Mensch mit einem Traumbody entwickelt hat. Das gleiche Prinzip nutzt fast jede Waschmittelreklame. Vorher starrt die Wäsche so vor Schmutz, dass man sie als Sondermüll entsorgen möchte. Doch nur wenige Tropfen oder Kügelchen eines Waschmittels lässt die Kleidung wieder erstrahlen, als käme sie frisch aus der Boutique. Auch der Voyeur in uns lässt sich verführen, die Schnappschüsse anzusehen, die den berühmten Hollywoodstar ohne Schminke oder Toupet oder nach einem Drogenabsturz zeigen.

Wir wissen natürlich, dass Werbung und Presse gerne maßlos übertreiben. Und doch lassen wir uns ein bisschen davon beeindrucken. Ein Vorher-Nachher-Vergleich kann einfach sehr plakativ und leicht nachvollziehbar Unterschiede sichtbar machen. Diesen Effekt können wir uns auch für die Präsentation nutzbar machen.

Der Vorher-Nachher-Vergleich bietet sich zum Beispiel an, wenn Sie Bilanzen präsentieren müssen. Einsparungen oder Gewinne können mit dieser Methode wirkungsvoll hervorgehoben werden, natürlich nur, wenn der Unterschied wirklich bemerkenswert ist. Anstatt die Unterschiede in Tabellen oder Kuchendiagrammen zu verstecken, können Sie Ihr Auditorium beeindrucken, indem Sie eine extra PowerPoint-Folie für den Vergleich spendieren: „Hier sehen Sie den Betrag, den wir früher jährlich für den Betrieb unseres Werks investieren mussten. Und hier sehen Sie, wie viel wir nach der Modernisierung pro Jahr einsparen.“

Der Wenn-Dann-Vergleich als Variante des Vorher-Nachher-Vergleichs

Sie können einen Vergleich auch in die Zukunft versetzen und für eine eindrückliche Prognose verwenden. Damit nutzen Sie eine zusätzliche Variante, den Wenn-Dann-Vergleich. Damit können Sie Zukunftsszenarien so darstellen, dass die Dringlichkeit Ihres Arguments oder Ihrer Empfehlung besonders leicht nachvollziehbar wird.

Zu Beginn beschreiben Sie den aktuellen Ist-Zustand. Dann erläutern Sie, welche Schritte nun unternommen werden müssen. Im Anschluss daran erklären Sie, was passieren wird, wenn nichts getan wird. Zum Schluss könnten Sie nochmals auf die von Ihnen vorgestellten Maßnahmen zurückkommen und darstellen, welche Vorteile es hätte, Ihren Vorschlägen zu folgen, und wie weiteres Zögern den aktuellen Zustand weiter nachteilig verändern würde.

Den Wenn-Dann-Vergleich können Sie auch dann verwenden, wenn unpopuläre Maßnahmen getroffen werden müssen. Einsparungen, Aufgabe von Geschäftsbereichen oder Personalabbau sind Themen, die immer heikel und unpopulär sind. Trotzdem gibt es Situationen, in denen harte Einschnitte unumgänglich erscheinen. Hier können Sie mit dem Prinzip des Vorher-Nachher-Vergleichs darstellen, was passieren wird, wenn keine Maßnahmen getroffen werden, und was geschehen würde, wenn der von Ihnen präsentierte Plan umgesetzt wird. Damit können Sie veranschaulichen, dass die geplanten Veränderungen zwar schmerzhaft sein werden, aber ohne dieses Umsteuern eine noch größere Katastrophe droht.

Fazit

Wann immer Sie einen Vorher-Nachher-Vergleich in Ihrer Präsentation einsetzen sollten, bedenken Sie, dass Sie Fakten damit herausheben oder unterstreichen können. Trotzdem sollten Sie dabei glaubwürdig bleiben und nicht mit maßlosen Übertreibungen das Vertrauen Ihres Publikums verspielen.


Portrait von Trainer Matthias Garten - Experte für Präsentationen und PowerPointDipl.-Wirtsch.-Informatiker Matthias Garten als der Experte für multimediales Präsentieren und professionelle PowerPoint-Präsentationen weiß um die Kunst der professionellen Foliengestaltung. Er ist Unternehmer, Speaker (TOP 100 Speaker), Trainer (TOP 100 Excellence Trainer), mehrfacher Buchautor, Präsentationscoach (Präsentationstraining), Mitglied der GSA und des Clubs 55, Organisator der Präsentationskonferenz, des Presentation-Bootcamps und Presentation Rocket Day. Neben PowerPoint- und Präsentationstrainings inspiriert und berät er Unternehmen, sich noch wirkungsvoller zu präsentieren und sich so von Mitbewerbern abzuheben. Er ist Geschäftsinhaber der Präsentations- und PowerPoint-Agentur smavicon Best Business Presentations und hat mit seinem Team seit 1993 über 15.000 professionelle PowerPoint-Präsentationen für über 150 Branchen erstellt.